Вашият двор е най-слабо регулираната част от вашата GxP верига на доставки

На всеки фармацевтичен обект има граница, при която управлението тихо спира. В склада всяко движение на всяка палета е в валидирана система с одитна следа, подпис и период на съхранение. Излезте навън и същият продукт стои в ремарке четири часа в двор, където авторитетният запис е хартиена книга, съобщение в WhatsApp до ръководител и думата на шофьора за показанието на хладилното устройство при тръгването.

Тази граница някога беше невидима. Вече не е. Въпросите за целостта на пломбите, температурата на границата на двора, съвременните записи на портата и квалификацията на превозвача вече се появяват в същия разговор като документацията за партидата — а честният отговор в повечето обекти е описание на процес, а не на запис.

Защо дворът е мястото, където веригата се скъсва

Три структурни причини, без да е виновен никой:

• Дворът никога не е бил нечия система. WMS управлява вътрешното пространство. TMS управлява пътя. Портата управлява бариерата — обикновено с клипборд. Никоя валидирана система не покрива пространството между тях, така че записите, създавани там, по подразбиране са неформални.
• Доказателствата са нетрайни. Пломбата е доказателство само ако предварително е съществувал очакван номер и някой го е сравнил. Температурата е доказателство само ако е отчетена преди приемането на превозното средство. И двата факта имат живот от минути — и ако не бъдат уловени на бариерата, не могат да бъдат възстановени впоследствие.
• Хората на границата не са хора по качеството. Оператор на порта, управляващ опашка от шест камиона в дъжда, не мисли за ALCOA+. Ако улавянето на записа не е най-бързият начин за изпълнение на задачата, записът губи.

Затова създадохме контролния списък, който исках да имаме

Разработваме софтуер за управление на двора за GMP обекти, което означава, че прекарваме много време в самоинспекциите и одитите на доставчици на други организации. Едни и същи пропуски се появяват в един и същ ред и не съществуваше нито един документ, който да обхваща границите на двора клауза по клауза. Затова го създадохме ние.

Това са 101 проверки в 12 области, всяка от тях е съотнесена към EU GMP Annex 11, 21 CFR Part 11, ръководните принципи на EU GDP или насоките на MHRA за целостта на данните. Всяка проверка разполага с колони „Да / Частично / Не" и колона за доказателства — защото полезният въпрос никога не е „правите ли това" — той е „бихте ли могли да представите доказателствата пред някого в рамките на час".

Дванадесетте области: записи за превозни средства и посещения · цялостност на пломбите и доказателства за подправяне · работа с температурно контролирани товари на границата на двора · квалификация на водачи и превозвачи · контрол на документацията на портата · електронни записи и електронни подписи · одитна следа и ALCOA+ · контрол на достъпа и разделение на задълженията · валидиране на компютъризирани системи и управление на промените · обработка на отклонения, инциденти и CAPA · съхранение, архивиране и извличане на записи · и квалификация на доставчика на вашата система за управление на двора.

Четири проверки, които си струва да направите преди да изтеглите каквото и да е

Ако разполагате само с десет минути, отидете до портата и проверете тези четири. Именно те най-често се оказват частично изпълнени, като всяка от тях е евтина за отстраняване сега и скъпа за отстраняване след факта.

Терминалът на портата използва ли споделен акаунт за вход? Ако отговорът е да, всеки запис, създаден от този акаунт, е неатрибутируем — ретроактивно, без възможност за коригиране на историята. Това е най-евтината корекция в списъка и най-вредното пропускане.

Съществувал ли е очакван номер на пломба преди пристигането на камиона? Проверката на пломба спрямо нищо е театър. Очакваната стойност трябва да произлиза от резервацията или от авизото за изпращане, а сравнението трябва да бъде записано с резултат.

Кога беше прегледан за последен път одитният ви журнал? Annex 11 §9 изисква журналът не само да съществува, *но и* да бъде преглеждан — с дефиниран обхват и честота. „Можем да го извадим при проблем" е различно изречение от „преглеждаме го редовно", и инспекторът ще усети разликата.

Подписани ли са сертификациите по §11.100(c)? Ако екипът ви прилага електронни подписи към решения за освобождаване, FDA очаква писмена сертификация, че тези подписи са правен еквивалент на саморъчните. Това е еднократна административна задача, отнема следобед и почти никога не се изпълнява.

Какво може и какво не може да реши софтуерът

Честността по този въпрос е по-важна за нас от по-дългия списък с функции. По-голямата част от контролния списък се отнася до процеси и доказателства, и те са ваши: нито една платформа не създава досие за квалификация на превозвач, не подписва сертификация по Part 11 и не преглежда одитна следа от ваше име.

Но няколко от областите са от структурно естество — те са свойства на системата, върху която управлявате двора, а не на старателността, с която екипът ви я използва. Своевременно записване на бариерата, а не в края на смяната. Проследимост без споделени потребителски акаунти. Верига на пломбите, която се съхранява в един запис вместо в три системи. Одитна следа, която никой администратор не може да изключи. Доставчик, който може да докаже собствената си позиция по съответствие, вместо просто да я декларира. Всичко това или го имате, или не — и никаква дисциплина не може да го компенсира.

Област L е тази, която хората намират за най-неудобна, тъй като насочва вниманието към доставчика. Тя проверява дали разполагате с документирана оценка на доставчика на вашата система за управление на двора, дали те могат да представят индекс на QMS и категоризация по GAMP, дали статутът на сертификация е известен, а не само предполагаем, и дали местоположението на данните е договорно определено и технически приложимо.

Ние публикуваме собствените си отговори на всичко това. Пакетът за гаранция на доставчика на YARDtwin е безплатен за изтегляне без формуляр — включва пълен списък на контролите, които все още не сме въвели.