Smlouva o zpracování osobních údajů

1. Smluvní strany

Tato Smlouva o zpracování dat ("DPA") je uzavřena mezi zákazníkem ("Správce údajů") a společností YARDtwin Ltd, registrovanou v Irsku ("Zpracovatel údajů"), společně označovanými jako "Smluvní strany". Tato DPA je součástí následujícího dokumentu YARDtwin a podléhá mu: Podmínky služby.

2. Rozsah a účel

Zpracovatel zpracovává osobní údaje jménem správce výhradně za účelem poskytování platformy YARDtwin pro správu areálu (yard management): plánování nakládacích ramp, správa brány, vizualizace areálu pomocí digitálního dvojčete, správa dopravců a řidičů, auditní stopa vytvořená pro GMP prostředí, analytika a integrace. Zpracování probíhá po dobu trvání předplatného správce a po jakoukoli dobu uchovávání vyžadovanou článkem 11.

3. Kategorie subjektů údajů

• Zaměstnanci a administrátoři správce (pojmenovaní uživatelé platformy)
• Řidiči a logistický personál přihlášený u bran správce
• Zástupci dopravců a dispečerské kontakty
• Personál bezpečnosti brány a operátoři skladu

4. Typy osobních údajů

• Identifikační údaje: jména, e-mailové adresy, telefonní čísla, pracovní pozice/název pracovní pozice, název a adresa společnosti
• Autentizační údaje: hesla hashovaná bcrypt (12 kol), přístupové a obnovovací tokeny JWT, časová razítka relací, IP adresy, SSO identifikátory (Google, Microsoft)
• Provozní údaje: rezervace, přidělení doků, pohyby návěsů, záznamy z kontrol, dokumenty, přidělení úkolů, registrační značky vozidel
• Údaje o řidičích: čísla průkazů a snímky průkazů. Zaměstnanci brány mohou pořídit fotografii obličeje řidiče jako důkaz pro bránu. Pokud provoz zapne AI porovnání obličeje, náš poskytovatel AI (Anthropic) porovná tuto fotografii jedna ku jedné s fotografií na průkazu nebo uloženou fotografií řidiče, aby pomohl zaměstnancům ověřit totožnost řidiče. Výsledek je doporučení: zaměstnanci brány rozhodují a mohou vpustit řidiče, jehož porovnání nepotvrdilo totožnost, uvedením důvodu. Každé porovnání je zaznamenáno na našich serverech spolu s výsledkem. Pokud je porovnání obličeje vypnuto (výchozí nastavení), není poskytovateli AI odeslána žádná fotografie obličeje a zaměstnanci porovnávají řidiče s fotografií na průkazu sami; snímky průkazů jsou stále čteny pomocí AI, pokud je čtení pomocí AI zapnuto. YARDtwin neuchovává žádné biometrické šablony obličeje a neprovádí identifikaci typu jeden k mnoha.
• Auditní údaje: akce uživatelů, časová razítka, IP adresy, řetězce user-agent, rozdíly starých/nových hodnot, GMP-označené záznamy

5. Povinnosti zpracovatele

• Zpracovávat osobní údaje pouze na základě zdokumentovaných pokynů správce (uživatelské rozhraní platformy a API představují zdokumentované pokyny)
• Zajistit, aby osoby oprávněné ke zpracování údajů byly vázány dohodami o mlčenlivosti
• Zavést odpovídající technická a organizační bezpečnostní opatření (čl. 32) — viz část 7 níže
• Zapojit pouze dílčí zpracovatele uvedené v článku 6, k čemuž správce uděluje obecné písemné oprávnění; oznámit každého nového dílčího zpracovatele nejméně 30 dní předem, přičemž správce může vznést námitku (článek 6)
• Asistovat správci při plnění žádostí subjektů údajů (čl. 15–22) prostřednictvím koncových bodů DSAR popsaných v části 9
• Bez zbytečného odkladu, a v každém případě do 48 hodin od okamžiku, kdy se dozví o porušení zabezpečení osobních údajů, o tom informovat správce; poskytnout předběžné oznámení do 24 hodin od jakéhokoli potvrzeného bezpečnostního incidentu týkajícího se dat správce (článek 8)
• Vymazat nebo vrátit veškeré osobní údaje po ukončení poskytování služeb (část 11)
• Zpřístupnit veškeré informace nezbytné k doložení souladu s předpisy a umožnit provádění auditů (část 12)

6. Dílčí zpracovatelé

Zpracovatel v současné době využívá následující dílčí zpracovatele, přičemž každý z nich jedná na základě smlouvy o zpracování osobních údajů a (kde je to relevantní) Standardních smluvních doložek 2021:

Správce uděluje obecné písemné oprávnění pro výše uvedené dílčí zpracovatele. Zpracovatel oznámí každého nového dílčího zpracovatele nejméně 30 dní předem; správce může vznést námitku z oprávněných důvodů a pokud ji nelze vyřešit, může ukončit dotčenou službu bez sankce.

Služby pouze pro webové stránky (bez provozních dat zákazníků)

Tyto služby fungují pouze na veřejném webu. Nepřijímají žádná provozní data zákazníků a nejsou jejich zpracovateli; ty z nich, které nastavují cookies, se načítají pouze se souhlasem.

7. Bezpečnostní opatření (čl. 32)

• Šifrování při přenosu: TLS 1.2+ na každém koncovém bodu; certifikáty spravuje Microsoft Azure (DigiCert)
• Šifrování v klidovém stavu: transparentní šifrování dat Azure Postgres Flexible Server; šifrování Azure Blob Storage
• Snímky řidičských průkazů a podpisy: Snímky řidičských průkazů a podpisy jsou v klidu šifrovány algoritmem AES-256 službami Azure Storage a Azure Database for PostgreSQL (klíče spravované společností Microsoft) a přístup k nim je omezen podle role a organizace
• Hashování hesel: bcrypt, 12 kol
• Autentizace: Přístupové tokeny JWT (platnost 1 hodina) a obnovovací tokeny (platnost 7 dní, rotace při použití, nikdy platné déle než 30 dní od přihlášení). Jednotné přihlašování (SAML 2.0, Google, Microsoft); časově omezené jednorázové heslo (MFA), povinné pro administrátory platformy a dostupné všem uživatelům
• Izolace tenantů: vynuceno na straně serveru pomocí vymezení nájemce a automaticky testováno před každým vydáním: brána vydání provádí mezitenantní kontrolu, která volá API jako jedna organizace s ID záznamů jiné organizace, a vydání je zablokováno, pokud lze číst nebo měnit jakákoli data této organizace
• Řízení přístupu na základě rolí: oprávnění na základě rolí na autentizovaných trasách, s vynucením vymezení nájemce na straně serveru
• Firewall webových aplikací: Azure Front Door WAF v režimu Prevention s vlastními pravidly omezení četnosti požadavků na koncových bodech pro ověřování, registraci, obnovu hesla a žádosti subjektů údajů a ochrana proti útokům DDoS na vrstvě L7 na úrovni platformy. Není připojena žádná spravovaná sada pravidel OWASP — ta vyžaduje úroveň Front Door Premium.
• Omezení počtu požadavků: limity na úrovni jednotlivých rout, přísnější u autentizačních koncových bodů; sledování pokusů v paměti i persistentně
• Auditní stopa: s detekcí neoprávněných změn a pouze pro přidávání (vynuceno v databázi), záznamy relevantní pro GMP jsou označeny samostatně a uchovávány po dobu alespoň 7 let po dobu trvání smlouvy o poskytování služeb (na konci smlouvy jsou exportovány správci (osobních údajů), pokud správce (osobních údajů) export písemně neodmítne nebo pokud s ním nelze navázat kontakt po přiměřených pokusech, a poté vymazány — oddíl 11), ostatní záznamy po dobu 365 dní, pseudonymizovány (nikoli vymazány) při výmazu na základě čl. 17 s odvoláním na čl. 17 odst. 3 písm. b)
• Průběžné monitorování: Azure Application Insights; test dostupnosti webových stránek každých 10 minut; upozornění na posun schématu (okno 15 minut); upozornění při výskytu více než 10 chyb serveru (HTTP 5xx) za 5 minut; a pracovník monitorování narušení, který každých 5 minut kontroluje protokol auditu na výkyvy neúspěšných přihlášení (10 nebo více pro jeden účet za hodinu), pokusy o přihlášení k jednomu účtu z 5 nebo více IP adres za 24 hodin a úspěšná přihlášení z IP adresy, která nebyla pro daného uživatele zaznamenána v posledních 30 dnech
• Softwarový dodavatelský řetězec: Každý pull request musí před sloučením projít kontrolami npm audit (zranitelnosti závislostí), Semgrep (statická analýza) a gitleaks (skenování tajných klíčů), přičemž sken kontejnerových obrazů Trivy slouží jako poradní kontrola; tyto kontroly rovněž probíhají při každém pushu na master a každou noc, spolu s poradním OWASP ZAP baseline skenem (dynamické testování) produkčního prostředí. Tajné klíče: Azure Key Vault přístupný přes spravovanou identitu App Service; žádné tajné klíče v kódu, env souborech ani kontejnerových obrazech

8. Oznámení o porušení zabezpečení osobních údajů

Zpracovatel bez zbytečného odkladu, a v každém případě do 48 hodin od okamžiku, kdy se dozví o porušení zabezpečení osobních údajů týkajícím se dat správce, správce informuje a poskytne předběžné oznámení do 24 hodin od jakéhokoli potvrzeného bezpečnostního incidentu týkajícího se dat správce. Oznámení bude obsahovat povahu porušení, kategorie a přibližný počet dotčených subjektů údajů, pravděpodobné důsledky, přijatá nebo navrhovaná opatření a referenční číslo v registru porušení. Zjištěné anomálie jsou směrovány do Azure Monitor Action Group yardtwin-breach-actions; potvrzené incidenty jsou sledovány v tabulce registru narušení s odpočtem 72 hodin pro DPC.

9. Práva subjektů údajů

Zpracovatel poskytuje Správci následující koncové body pro splnění práv subjektů údajů ve lhůtě 30 dnů dle čl. 12 odst. 3:

• POST /api/v1/dsar/export/by-email — strojově čitelný export pokrývající čl. 15 (přístup) a čl. 20 (přenositelnost)
• POST /api/v1/dsar/erase/by-email — výmaz na základě ověřené žádosti: vlastní uživatelské účty osoby ve vybraných zákaznických účtech jsou anonymizovány a její relace, tokeny, oznámení, čekající pozvánky, záznamy o odběru newsletteru a registraci a vlastní avatar jsou smazány; provozní záznamy vedené Správcem (rezervace, záznamy z brány a návštěv, seznam řidičů, kontakty) jsou vypsány, aby s nimi Správce mohl naložit; auditní stopa uchovává anonymizovaný odkaz na původce kvůli integritě GMP (čl. 17 odst. 3 písm. b))
• Samoobslužný portál pro podávání žádostí na /data-request

10. Mezinárodní předávání údajů

Provozní data jsou uložena v Evropském hospodářském prostoru (Microsoft Azure, Sweden Central a Norway East). Na každý přenos dílčímu zpracovateli mimo EHP se vztahují standardní smluvní doložky (2021); pokud je příjemce certifikován v rámci EU-US Data Privacy Framework, je využíváno také tohoto rámce. Posouzení dopadů přenosů je v přípravě (cílový termín: listopad 2026).

11. Doba trvání, ukončení a vrácení dat

Tato DPA zůstává v platnosti po dobu trvání smlouvy o poskytování služeb. Po ukončení:

• Správce může exportovat veškerá svá data do 30 dnů prostřednictvím exportních funkcí v produktu nebo na vyžádání
• Po 30 dnech Zpracovatel vymaže veškerá provozní osobní data Správce
• Po dobu trvání smlouvy o poskytování služeb jsou auditní protokoly uchovávány v pseudonymizovaném stavu: záznamy relevantní pro GMP po dobu nejméně 7 let od události, aby byly splněny požadavky GMP na uchovávání záznamů (21 CFR Part 11 / EU GMP Annex 11; právní povinnost podle Art. 17(3)(b)), ostatní záznamy auditního protokolu po dobu 365 dní. Po skončení smlouvy, před výmazem dat správce (osobních údajů), obdrží správce (osobních údajů) úplný export svého auditního záznamu spolu s ověřovacím potvrzením, aby jej mohl uchovávat po vlastní dobu uchovávání záznamů, ledaže export písemně odmítne nebo jej nelze kontaktovat ani po přiměřených pokusech; zpracovatel poté vymaže auditní záznam společně s ostatními daty správce (osobních údajů). Kromě níže popsaných záloh, které vyprší podle vlastního harmonogramu, a vlastního záznamu zpracovatele o předání (potvrzení, hash hodnoty a počty exportu a informace o tom, kdo předání provedl a přijal) je auditní záznam uchováván po delší dobu pouze tehdy, pokud správce (osobních údajů) písemně instruuje zpracovatele na základě samostatné smlouvy.
• Provozní data jsou smazána do 30 dnů po ukončení smlouvy. Zálohy databáze v čase (point-in-time) expirují do 7 dnů. Šifrované měsíční archivní zálohy jsou uchovávány až 7 let výhradně pro účely obnovy po havárii; jsou obnoveny pouze v případě obnovy služby, data v nich jsou mimo dosah běžného použití a expirují spolu se zálohou.
• Úplná záloha databáze je pořizována každou noc a uchovávána po dobu 35 dnů v odděleném šifrovaném úložišti v EEA (Sweden Central, geo-replikováno do Sweden South); data vymazaná z živé služby zůstávají v těchto zálohách, mimo použití, až do jejich expirace.

12. Práva na audit

Zpracovatel zpřístupní správci veškeré informace nezbytné k prokázání souladu s čl. 28 GDPR. Zákazníci mohou požádat o: aktuální registr dílčích zpracovatelů, nejnovější zprávu o regresním testování izolace tenantů, souhrnnou zprávu z externího penetračního testu po jeho provedení (viz Zásady GDPR 11.1) a odpovědi na bezpečnostní dotazník dodavatele. Přiměřené audity na místě nebo vzdáleně lze dohodnout s oznámením nejméně 30 dní předem; provádí je správce nebo nezávislá třetí strana vázaná mlčenlivostí. Zpracovatel v současnosti nedisponuje certifikací ISO 27001 ani SOC 2; jakmile bude dosaženo certifikace ISO 27001 (plánováno Q1 2027), nabídne zpracovatel certifikát jako náhradní doklad.

13. Odpovědnost a rozhodné právo

Odpovědnost vyplývající z této DPA podléhá omezením stanoveným v YARDtwin Podmínky služby. Tato DPA se řídí právem Irska a Obecným nařízením EU o ochraně osobních údajů (GDPR). Veškeré spory podléhají výlučné příslušnosti irských soudů.

14. Kontakt

Pro dotazy k této DPA, žádost o kopii k nahlédnutí (oboustranně podepsané vyhotovení bude vydáno po dokončení registrace společnosti) nebo uplatnění jakéhokoli z výše uvedených práv kontaktujte admin@yardtwin.com nebo na kontakt pro ochranu osobních údajů na adrese dpo@yardtwin.com. Jedná se o skupinovou poštovní schránku sledovanou osobou odpovědnou za ochranu osobních údajů ve společnosti YARDtwin Ltd. YARDtwin nejmenoval zákonného pověřence pro ochranu osobních údajů podle článku 37 GDPR, což není pro jeho zpracování povinné (Zásady GDPR 11.2); kontaktní adresa je zveřejněna namísto jména konkrétní osoby.