Datenschutzrichtlinie

Leistungserbringung: Verarbeitung von Terminen, Verwaltung von Docks, Tracking von Trailern, Erstellung von Analysen sowie Bereitstellung aller Plattformfunktionen, die Sie abonniert haben.

Smart Slots-Empfehlungen: Zur Erstellung von Buchungsempfehlungen über Smart Slots verarbeiten wir Betriebsdaten, darunter Buchungszeiten, Frachtführeridentität, Dock-Zuweisungen, konfigurierte Pausenfenster und historische Ankunftsmuster. Diese Verarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb Ihres Mandanten und wird in Phase 1 nicht für mandantenübergreifendes Modelltraining genutzt. Persönliche Fahrerdaten (Name, Telefon, Foto) werden nie als Smart Slots-Eingabe verwendet – die Engine nutzt die Frachtführeridentität, nicht die Fahreridentität. Das Nachtraining in Phase 2 (wenn eingeführt) erfolgt standardmäßig mandantenspezifisch; mandantenübergreifendes Training erfordert eine ausdrückliche Opt-in-Zustimmung über die Standortkonfiguration sowie einen gesonderten DPA-Nachtrag. Weitere Informationen finden Sie auf der Smart Slots Seite.

Kontoverwaltung: Benutzerauthentifizierung, rollenbasierte Zugriffskontrolle, Abonnementabrechnung und Mandantenisolierung.

Sicherheit & Compliance: Führen von Audit-Trails für GMP-Konformität (21 CFR Part 11, EU Annex 11), Betrugserkennung und Sicherheitsüberwachung.

Kommunikation: Versand monatlicher Newsletter (mit ausdrücklicher Einwilligung), Systembenachrichtigungen und Service-Updates.

Verbesserung: Aggregierte, anonymisierte Analysen zur Verbesserung der Plattformleistung und -funktionen.

Vertragserfüllung (Art. 6(1)(b) DSGVO): Verarbeitung, die zur Erbringung des YARDtwin-Dienstes gemäß Ihrem Abonnement erforderlich ist.

Berechtigte Interessen (Art. 6(1)(f) DSGVO): Sicherheitsprotokollierung, Betrugsprävention und Plattformverbesserung, sofern unsere Interessen Ihre Rechte nicht überwiegen.

Einwilligung (Art. 6(1)(a) DSGVO): Newsletter-Abonnements und Marketingkommunikation, die Sie jederzeit widerrufen können.

Rechtliche Verpflichtung (Art. 6(1)(c) DSGVO): Aufbewahrung von Audit-Daten zur Einhaltung pharmazeutischer Regulierungsanforderungen (GMP/GDP).

Kontodaten: Für die Laufzeit des Abonnements aufbewahrt und innerhalb von 30 Tagen nach dessen Ende gelöscht. Bei einem Löschverlangen nach Art. 17 wird das Konto pseudonymisiert, damit Audit-Referenzen erhalten bleiben.

Betriebsdaten: Aufbewahrung für die Dauer Ihres Abonnements. Auf Anfrage vor der Löschung an Sie exportiert. Bei Abonnementende Aufbewahrung oder Rückgabe gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) des Kunden.

Fahrerfotos (Führerscheinfotos, Gesichtsbilder): Führerschein- und Gesichtsfotos werden nach der für den Standort festgelegten Frist automatisch gelöscht: 2–14 Tage, Standard 14 Tage.

Allgemeine Fahrer-Personendaten (Name, Telefon, E-Mail, Führerscheinnummer): Name, Telefon, E-Mail und Führerscheinangaben einer abgeschlossenen Buchung werden nach 365 Tagen anonymisiert (der Buchungsdatensatz bleibt erhalten); das Tor-Fahrerprotokoll bewahrt Identitätsfelder 90 Tage auf. Beides gilt, sobald der Kunde den Aufbewahrungsplan aktiviert.

Audit-Daten: GMP-relevante Prüfeinträge werden mindestens 7 Jahre nach dem Ereignis aufbewahrt, solange die Servicevereinbarung läuft, um den pharmazeutischen Regulierungsanforderungen zu entsprechen (GMP / 21 CFR Part 11); andere Prüfeinträge für 365 Tage. Bei einem Löschverlangen der betroffenen Person (Art. 17(3)(b) Vorrang der gesetzlichen Verpflichtung) werden sie pseudonymisiert — nicht gelöscht. Am Vertragsende erhält der Kunde einen vollständigen Export seines Prüfprotokolls, um ihn für seine eigene Aufbewahrungspflicht zu verwahren (es sei denn, er lehnt ihn schriftlich ab oder ist nach angemessenen Versuchen nicht erreichbar), und YARDtwin löscht ihn anschließend; YARDtwin bewahrt ihn nur auf schriftliche Anweisung des Kunden länger auf, abgesehen von Backups bis zu deren Ablauf und der eigenen Aufzeichnung der Übergabe.

Newsletter-Daten: Bis zur Abmeldung gespeichert. Danach wird die Adresse als abgemeldet markiert und nur aufbewahrt, um die Abmeldung zu respektieren; die automatische Löschung nach 30 Tagen ist geplant.

Sitzungsdaten: Zugriffstoken verfallen nach 1 Stunde. Ein Refresh-Token verfällt nach 7 Tagen (eine Anmeldesitzung dauert höchstens 30 Tage) und wird bei der Abmeldung widerrufen; die automatische Entfernung abgelaufener Token-Datensätze ist geplant.

In-App-Assistent: Assistenten-Eingaben enthalten das, was der Benutzer eingibt, sowie betrieblichen Kontext des Standorts (z. B. Fahrzeugkennzeichen); sie werden nicht für das Modelltraining verwendet.

Nutzung als Kundenreferenz: Wir nennen Ihren Namen oder zeigen Ihr Logo als Kunde nur mit Ihrer vorherigen schriftlichen Zustimmung — siehe Nutzungsbedingungen §6a.

Ihre Organisation: Mandantenadministratoren können im Rahmen der normalen Plattformfunktionalität Benutzeraktivitäten innerhalb ihrer eigenen Organisation einsehen.

Gesetzliche Anforderungen: Wir können Daten offenlegen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, aufgrund einer gerichtlichen Anordnung oder soweit dies zum Schutz unserer Rechte erforderlich ist.