Andmetöötlusleping

1. Pooled

Käesolev andmetöötlusleping ("DPA") sõlmitakse Kliendi ("Vastutav töötleja") ja Iirimaal registreeritud YARDtwin Ltd ("Volitatud töötleja") vahel, keda koos nimetatakse "Pooled". See DPA on osa järgmisest dokumendist ja allub sellele: YARDtwin Teenusetingimused.

2. Ulatus ja eesmärk

Volitatud töötleja töötleb isikuandmeid vastutava töötleja nimel ainult YARDtwin'i hoovihaldusplatvormi osutamise eesmärgil: dokkide ajastamine, väravatoimingud, digitaalse kaksiku hoovivisualisatsioon, vedajate ja juhtide haldus, GMP-keskkondadele loodud auditijälg, analüütika ja integratsioonid. Töötlemine toimub vastutava töötleja tellimuse kestuse ja punktis 11 nõutava säilitusperioodi vältel.

3. Andmesubjektide kategooriad

• Kliendi töötajad ja administraatorid (platvormi nimega kasutajad)
• Kliendi väravates registreerunud juhid ja logistikatöötajad
• Vedajate esindajad ja lähetuskontaktid
• Väravaturbe ja laohalduse personal

4. Isikuandmete liigid

• Isikusamasuse andmed: nimed, e-posti aadressid, telefoninumbrid, ametikoht/ametinimetus, ettevõtte nimi ja aadress
• Autentimisandmed: bcrypt-räsitud paroolid (12 ringi), JWT juurdepääsu- ja värskendusžetoonid, seansi ajatemplid, IP-aadressid, SSO identifikaatorid (Google, Microsoft)
• Tegevusandmed: kohtumised, dokieraldised, haagiste liikumised, kontrollaktid, dokumendid, ülesannete määramised, sõidukite registreerimisnumbrid
• Juhi andmed: juhiloa numbrid ja juhiloa pildid. Väravapersonal võib juhilt värava tõendina võtta näofoto. Kui objekt lülitab sisse tehisintellekti näovõrdluse, võrdleb meie tehisintellekti pakkuja (Anthropic) seda fotot üks-ühele juhiloa foto või juhi salvestatud fotoga, et aidata töötajatel juhi isikut kinnitada. Tulemus on soovitus: väravapersonal otsustab ning võib juhi sisse lubada ka siis, kui võrdlus ei kinnitanud isikut, esitades selleks põhjuse. Iga võrdlus salvestatakse meie serveritesse koos tulemusega. Kui näovõrdlus on välja lülitatud (vaikimisi), ei saadeta näofotot tehisintellekti pakkujale ning töötajad võrdlevad juhti juhiloa fotoga ise; juhiloa pildid loetakse tehisintellektiga, kui tehisintellekti lugemine on sees. YARDtwin ei salvesta näomalle ega tee üks-mitmele tuvastamist.
• Auditandmed: kasutajatoimingud, ajatemplid, IP-aadressid, kasutajaagendi stringid, vana/uue väärtuse erinevused, GMP-märgistatud kirjed

5. Volitatud töötleja kohustused

• Töödelda isikuandmeid ainult vastutava töötleja dokumenteeritud juhiste alusel (platvormi kasutajaliides ja API kujutavad endast dokumenteeritud juhiseid)
• Tagada, et andmete töötlemiseks volitatud isikud on seotud konfidentsiaalsuskokkulepetega
• Rakendada asjakohaseid tehnilisi ja organisatsioonilisi turvameetmeid (art. 32) — vt allpool jaotist 7
• Kaasata ainult punktis 6 loetletud alamtöötlejaid, milleks vastutav töötleja annab üldise kirjaliku loa; teavitada vähemalt 30 päeva ette igast uuest alamtöötlejast, mille suhtes vastutav töötleja võib esitada vastuväite (punkt 6)
• Abistada vastutavat töötlejat andmesubjektide taotluste käsitlemisel (art. 15–22) jaotises 9 kirjeldatud DSAR lõpp-punktide kaudu
• Teavitada vastutavat töötlejat põhjendamatu viivituseta ja igal juhul 48 tunni jooksul pärast isikuandmete rikkumisest teadasaamist; esitada esialgne teatis 24 tunni jooksul pärast vastutava töötleja andmeid puudutava kinnitatud turvaincidendi tuvastamist (punkt 8)
• Kustutada või tagastada kõik isikuandmed teenuste lõpetamisel (jaotis 11)
• Teha kättesaadavaks kogu teave, mis on vajalik vastavuse tõendamiseks, ning toetada auditeid (jaotis 12)

6. Alamtöötlejad

Volitatud töötleja kaasab praegu järgmisi alamtöötlejaid, kellest igaüks tegutseb andmetöötluslepingu ja (kui kohaldatav) 2021. aasta standardsete lepingutingimuste alusel:

Vastutav töötleja annab eespool loetletud alamtöötlejatele üldise kirjaliku loa. Volitatud töötleja teavitab vähemalt 30 päeva ette igast uuest alamtöötlejast; vastutav töötleja võib esitada põhjendatud vastuväiteid ning kui vastuväidet ei õnnestu lahendada, on tal õigus mõjutatud teenus leppetrahvita lõpetada.

Ainult veebisaidi teenused (kliendi tegevusandmeid ei kasutata)

Need töötavad ainult avalikul veebisaidil. Nad ei saa kliendi tegevusandmeid ega ole seetõttu nende alamtöötlejad; küpsiseid seadistavad teenused laadivad ainult nõusoleku korral.

7. Turvameetmed (art. 32)

• Krüptimine edastamisel: TLS 1.2+ igal lõpp-punktil; sertifikaate haldab Microsoft Azure (DigiCert)
• Krüptimine puhkeolekus: Azure Postgres Flexible Serveri läbipaistev andmekrüptimine; Azure Blob Storage krüptimine
• Juhilubade pildid ja allkirjad: Juhilubade pildid ja allkirjad krüpteeritakse puhkeolekus AES-256-ga teenustes Azure Storage ja Azure Database for PostgreSQL (Microsofti hallatavad võtmed) ning juurdepääs neile on piiratud rolli ja organisatsiooni järgi
• Paroolide räsimine: bcrypt, 12 vooru
• Autentimine: JWT pääsutõendid (1-tunnine aegumisaeg) ja uuendamistõendid (7-päevane aegumisaeg, rotatsioon kasutamisel, mitte kunagi kehtiv kauem kui 30 päeva alates sisselogimisest). Ühekordne sisselogimine (SAML 2.0, Google, Microsoft); ajapõhine ühekordne parool MFA, kohustuslik platvormi administraatoritele ja saadaval kõigile kasutajatele
• Rentniku eraldatus: serveri poolel jõustatakse üürniku piiramisega ja testitakse automaatselt enne iga väljalaset: väljalaske värava ristüürniku kontroll kutsub API-t ühe organisatsioonina teise organisatsiooni kirjete ID-dega ning väljalaset blokeeritakse, kui selle organisatsiooni andmeid saab lugeda või muuta
• Rollipõhine juurdepääsukontroll: autentitud marsruutidel rollipõhised load, üürniku piiramine jõustatakse serveripoolselt
• Veebirakenduse tulemüür: Azure Front Door WAF ennetusrežiimis (Prevention mode), kohandatud päringute piiramise reeglitega autentimise, registreerimise, parooli lähtestamise ja andmesubjekti taotluste lõpp-punktidel ning platvormitasandi L7 DDoS-kaitsega. Hallatavat OWASP reeglistikku ei ole rakendatud — see nõuab Front Door Premium taset.
• Kiirusepiirang: marsruudipõhised piirangud, rangemad autentimise lõpp-punktidel; mälusisene ja püsiv katsete jälgimine
• Auditijälg: volitamata muudatusi tuvastav ja ainult lisatav (jõustatud andmebaasis), GMP-asjakohased kirjed märgistatud eraldi ja säilitatud vähemalt 7 aastat teenuslepingu kehtivuse ajal (lepingu lõppemisel eksporditakse need vastutavale töötlejale, välja arvatud juhul, kui vastutav töötleja keeldub ekspordist kirjalikult või temaga ei õnnestu mõistlike katsete järel ühendust saada, ning seejärel kustutatakse — jaotis 11), muud kirjed 365 päeva, pseudonümiseeritud (mitte kustutatud) Art. 17 kustutamise korral Art. 17(3)(b) alusel
• Pidev seire: Azure Application Insights; veebisaidi kättesaadavuse test iga 10 minuti järel; skeemadriftide hoiatus (15-minutiline aken); hoiatus, kui 5 minuti jooksul esineb rohkem kui 10 serveri viga (HTTP 5xx); ning turvarikkumiste jälgimise töötaja, mis kontrollib iga 5 minuti järel auditilogi ebaõnnestunud sisselogimiste piikide (10 või rohkem ühel kontol tunni jooksul), sisselogimiskatsete (ühel kontol 5 või enam IP-aadressi 24 tunni jooksul) ja edukate sisselogimiste (IP-aadressilt, mida pole selle kasutaja puhul viimase 30 päeva jooksul nähtud) tuvastamiseks
• Tarkvaraahela turvalisus: Iga pull-päring peab läbima enne ühendamist npm audit (sõltuvushaavatavused), Semgrep (staatiline analüüs) ja gitleaks (saladuste skannimine), ning Trivy konteinerpildi skannimine toimub nõuandva kontrollina; need kontrollid käivituvad ka iga push-i puhul masterisse ja öösiti, koos nõuandva OWASP ZAP põhiskannimisega (dünaamiline testimine) tootmissaidil. Saladused: Azure Key Vault, millele pääseb juurde App Service'i hallatud identiteedi kaudu; saladused puuduvad koodis, env-failides ega konteinerpiltides.

8. Isikuandmete Rikkumisest Teavitamine

Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat põhjendamatu viivituseta ja igal juhul 48 tunni jooksul pärast vastutava töötleja andmeid puudutavast isikuandmete rikkumisest teadasaamist ning esitab esialgse teatise 24 tunni jooksul pärast vastutava töötleja andmeid puudutava kinnitatud turvaincidendi tuvastamist. Teatis sisaldab rikkumise olemust, mõjutatud andmesubjektide kategooriaid ja ligikaudset arvu, tõenäolisi tagajärgi, võetud või kavandatavaid meetmeid ning rikkumisregistri viitenumbrit. Tuvastatud anomaaliad suunatakse Azure Monitor Action Group'i yardtwin-breach-actions; kinnitatud juhtumid jälgitakse rikkumiregistri tabelis koos 72-tunnise DPC loendusega.

9. Andmesubjektide Õigused

Volitatud töötleja pakub vastutavale töötlejale järgmisi lõpp-punkte andmesubjektide õiguste täitmiseks Art. 12(3) 30-päevase tähtaja jooksul:

• POST /api/v1/dsar/export/by-email — masinloetav eksport, mis hõlmab Art. 15 (juurdepääs) ja Art. 20 (andmete ülekantavus)
• POST /api/v1/dsar/erase/by-email — kustutamine kinnitatud taotluse korral: isiku enda kasutajakontod valitud kliendikontodel anonüümitakse ning tema seansid, märgid, teavitused, ootel kutsed, uudiskirja- ja registreerimiskirjed ning tema enda avatar kustutatakse; vastutava töötleja hoitavad operatiivkirjed (broneeringud, värava- ja külastuskirjed, juhtide nimekiri, kontaktid) loetletakse, et vastutav töötleja saaks nende suhtes tegutseda; auditijälg säilitab GMP terviklikkuse huvides anonüümitud viite toimijale (art 17 lg 3 p b)
• Iseteeninduse taotlusportaal aadressil /data-request

10. Rahvusvahelised Edastused

Tegevusandmeid säilitatakse Euroopa Majanduspiirkonnas (Microsoft Azure, Sweden Central ja Norway East). Iga EMP-välisele alamtöötlejale tehtavale andmeedastusele kohaldatakse standardseid lepingutingimusi (2021); kui vastuvõtja on sertifitseeritud EL–USA andmete privaatsuse raamistiku alusel, tuginetakse ka sellele. Andmeedastuse mõjuhinnangud on koostamisel (eesmärk november 2026).

11. Kestus, Lõpetamine ja Andmete Tagastamine

See DPA kehtib teenuslepingu kehtivusaja jooksul. Lepingu lõpetamisel:

• Vastutav töötleja võib eksportida kõik oma andmed 30 päeva jooksul toote sisseehitatud ekspordifunktsioonide kaudu või taotluse alusel
• Pärast 30 päeva kustutab volitatud töötleja kõik vastutava töötleja tegevuslikud isikuandmed
• Teenuslepingu kehtivuse ajal säilitatakse auditi logisid pseudonümiseeritud kujul: GMP-asjakohased kirjed vähemalt 7 aastat pärast sündmust GMP andmesäilitusnõuete täitmiseks (21 CFR Part 11 / EU GMP Annex 11; Art. 17(3)(b) seadusjärgse kohustuse ülekaalumine), muud auditi kirjed 365 päeva. Lepingu lõppemisel, enne vastutava töötleja andmete kustutamist, antakse vastutavale töötlejale täielik eksport tema auditi loost koos kinnituskviitungiga, et ta saaks seda oma andmesäilitusperioodi jooksul hoida, välja arvatud juhul, kui ta keeldub ekspordist kirjalikult või temaga ei õnnestu mõistlike katsete järel ühendust saada; volitatud töötleja kustutab seejärel auditi logi koos ülejäänud vastutava töötleja andmetega. Välja arvatud allpool kirjeldatud varukopiad, mis aeguvad omal ajakaval, ning volitatud töötleja oma kirje üleandmise kohta (kviitung, ekspordi räsid ja loendid ning kes selle tegi ja vastu võttis), säilitatakse auditi logi kauem ainult juhul, kui vastutav töötleja annab volitatud töötlejale kirjaliku juhise eraldi lepingu alusel.
• Tegevusandmed kustutatakse 30 päeva jooksul pärast lepingu lõppemist. Hetkeseisu andmebaasi varukoopiad aeguvad 7 päeva jooksul. Krüpteeritud igakuiseid arhiivarukoopiad säilitatakse kuni 7 aastat ainult avariitaasteks; neid ei taastata muuks otstarbeks kui teenuse taastamiseks, nendes sisalduvad andmed on kasutuskõlbmatud ning need aeguvad koos varukoopiaga.
• Täielik andmebaasi varukoopia tehakse igal ööl ja säilitatakse 35 päeva eraldi krüptitud salvestusruumis EMPs (Rootsi kesk, georeplikeeritud Rootsi lõunasse); elavsüsteemist kustutatud andmed jäävad neisse varukoopiatesse kasutuskõlbmatult, kuni need aeguvad.

12. Auditeerimisõigused

Volitatud töötleja teeb vastutavale töötlejale kättesaadavaks kogu teabe, mis on vajalik GDPR art. 28 täitmise tõendamiseks. Kliendid võivad taotleda: kehtivat alamtöötlejate registrit, viimast rentnike isolatsiooni regressioonitesti aruannet, välise läbitungimistesti kokkuvõtet siis, kui test on läbi viidud (vt GDPR poliitika 11.1), ning vastuseid tarnija turvaküsimustikule. Mõistlikku kohapealset või kaugauditit saab korraldada vähemalt 30-päevase etteteatamisega; selle viib läbi vastutav töötleja või konfidentsiaalsuskohustusega seotud sõltumatu kolmas osapool. Volitatud töötlejal puudub praegu ISO 27001 või SOC 2 sertifikaat; kui ISO 27001 sertifikaat on saavutatud (eesmärk K1 2027), pakub volitatud töötleja sertifikaati asendava tõendina.

13. Vastutus ja Kohaldatav Õigus

Vastutus käesoleva DPA alusel on piiratud piirangutega, mis on sätestatud dokumendis YARDtwin Teenusetingimused. Seda DPA-d reguleerivad Iirimaa õigus ja EL-i isikuandmete kaitse üldmäärus (GDPR). Kõik vaidlused alluvad Iirimaa kohtute ainupädevusele.

14. Kontakt

Küsimuste korral selle DPA kohta, ülevaatuseksemplari taotlemiseks (mõlema poole allkirjastatud eksemplar väljastatakse pärast ettevõtte registreerimise lõpuleviimist) või ülalnimetatud õiguste kasutamiseks võtke ühendust admin@yardtwin.com või andmekaitsekontakt aadressil dpo@yardtwin.com. See on rollipostkast, mida jälgib YARDtwin Ltd andmekaitse eest vastutav isik. YARDtwin ei ole määranud GDPR artikli 37 kohast ametlikku andmekaitseametnikku, mis ei ole tema töötlemistoimingute puhul kohustuslik (GDPR poliitika 11.2); kontaktaadress avaldatakse isiku nime asemel.