Tietojenkäsittelysopimus

1. Osapuolet

Tämä tietojenkäsittelysopimus ("DPA") tehdään asiakkaan ("rekisterinpitäjä") ja Irlantiin rekisteröidyn YARDtwin Ltd:n ("henkilötietojen käsittelijä") välillä, jäljempänä yhdessä "osapuolet". Tämä DPA on osa seuraavaa asiakirjaa ja sen ehtojen alainen: YARDtwin Käyttöehdot.

2. Soveltamisala ja tarkoitus

Käsittelijä käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ainoastaan YARDtwin-pihahallinnan alustan tarjoamiseksi: laituriajoitus, porttioperaatiot, digitaalinen kaksonen pihan visualisointiin, kuljettaja- ja kuljetusliikehallinta, GMP-ympäristöihin rakennettu tarkastusloki, analytiikka ja integraatiot. Käsittely suoritetaan rekisterinpitäjän tilauksen voimassaoloajan ja kohdan 11 edellyttämän säilytysajan.

3. Rekisteröityjen ryhmät

• Rekisterinpitäjän työntekijät ja järjestelmänvalvojat (alustan nimetyt käyttäjät)
• Kuljettajat ja logistiikkahenkilöstö, jotka ovat kirjautuneet sisään rekisterinpitäjän porteilla
• Kuljetusliikkeiden edustajat ja lähetyskeskusten yhteyshenkilöt
• Porttiturvallisuus- ja varastohenkilöstö

4. Henkilötietojen tyypit

• Henkilöllisyystiedot: nimet, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot, asema/tehtävänimike, yrityksen nimi ja osoite
• Todennustiedot: bcrypt-hajautetut salasanat (12 kierrosta), JWT-käyttö- ja päivitystunnukset, istunnon aikaleimat, IP-osoitteet, SSO-tunnisteet (Google, Microsoft)
• Operatiiviset tiedot: varaukset, laitureiden kohdennukset, perävaunujen liikkeet, tarkastustiedot, asiakirjat, tehtävänannot, ajoneuvon rekisteröinnit
• Kuljettajatiedot: ajokorttinumerot ja ajokorttikuvat. Portin henkilökunta voi ottaa kuljettajasta kasvokuvan porttitodisteeksi. Kun toimipaikka ottaa käyttöön tekoälypohjaisen kasvovertailun, tekoälytoimittajamme (Anthropic) vertaa kuvaa yksi-yhteen ajokorttikuvaan tai kuljettajan tallennettuun valokuvaan henkilöllisyyden vahvistamiseksi. Tulos on suositus: portin henkilökunta päättää ja voi päästää kuljettajan sisään, vaikka vertailu ei vahvistuisi, antamalla perustelun. Jokainen vertailu kirjataan palvelimillemme tuloksineen. Kun kasvovertailu on pois päältä (oletusasetus), kasvokuvaa ei lähetetä tekoälytoimittajalle ja henkilökunta vertaa kuljettajaa ajokorttikuvaan itse; ajokorttikuvat luetaan silti tekoälyllä, jos tekoälyluku on käytössä. YARDtwin ei tallenna kasvomalleja eikä suorita yksi-moneen-tunnistamista.
• Auditointitiedot: käyttäjien toimenpiteet, aikaleimat, IP-osoitteet, käyttäjäagenttitiedot, vanhojen/uusien arvojen erot, GMP-merkityt tietueet

5. Käsittelijän velvollisuudet

• Käsittelee henkilötietoja ainoastaan rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti (alustan käyttöliittymä ja API muodostavat dokumentoidut ohjeet)
• Varmistaa, että tietojenkäsittelyyn valtuutetut henkilöt ovat salassapitosopimuksen sitomia
• Toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset turvatoimenpiteet (32 art.) — katso kohta 7 jäljempänä
• Käytä vain kohdassa 6 lueteltuja alikäsittelijöitä, joille rekisterinpitäjä antaa yleisen kirjallisen valtuutuksen; ilmoita vähintään 30 päivää etukäteen uudesta alikäsittelijästä, jota rekisterinpitäjä voi vastustaa (kohta 6)
• Avustaa rekisterinpitäjää rekisteröityjen pyynöissä (15–22 art.) DSAR-päätepisteiden kautta, jotka on kuvattu kohdassa 9
• Ilmoita rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivästystä ja joka tapauksessa 48 tunnin kuluessa henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta; toimita alustava ilmoitus 24 tunnin kuluessa mistä tahansa vahvistetusta tietoturvatapahtumasta, joka koskee rekisterinpitäjän tietoja (kohta 8)
• Poistaa tai palauttaa kaikki henkilötiedot palvelujen päättyessä (kohta 11)
• Asettaa saataville kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen vaatimustenmukaisuuden osoittamiseksi, sekä tukee auditointeja (kohta 12)

6. Alikäsittelijät

Henkilötietojen käsittelijä käyttää tällä hetkellä seuraavia alikäsittelijöitä, joista kukin toimii tietojenkäsittelysopimuksen ja (soveltuvin osin) vuoden 2021 vakiosopimuslausekkeiden nojalla:

Rekisterinpitäjä antaa yleisen kirjallisen valtuutuksen edellä luetelluille alikäsittelijöille. Käsittelijä ilmoittaa uudesta alikäsittelijästä vähintään 30 päivää etukäteen; rekisterinpitäjä voi vastustaa sitä perustelluista syistä, ja jos vastustusta ei voida ratkaista, rekisterinpitäjä voi irtisanoa kyseisen palvelun ilman sopimussakkoa.

Vain verkkosivustolla käytettävät palvelut (ei asiakkaan operatiivista dataa)

Nämä toimivat vain julkisella verkkosivustolla. Ne eivät vastaanota asiakkaan operatiivista dataa eivätkä ole sen alihankkijoita; evästeitä asettavat palvelut latautuvat vain suostumuksella.

7. Turvatoimenpiteet (32 art.)

• Salaus siirron aikana: TLS 1.2+ jokaisessa päätepisteessä; sertifikaatit hallinnoi Microsoft Azure (DigiCert)
• Salaus levossa: Azure Postgres Flexible Server -läpinäkyvä tietojen salaus; Azure Blob Storage -salaus
• Ajokorttikuvat ja allekirjoitukset: Ajokorttikuvat ja allekirjoitukset salataan levossa AES-256-salauksella palveluissa Azure Storage ja Azure Database for PostgreSQL (Microsoftin hallinnoimat avaimet), ja pääsy niihin on rajattu roolin ja organisaation mukaan
• Salasanojen hajautus: bcrypt, 12 kierrosta
• Todennus: JWT-käyttötunnukset (1 tunnin voimassaoloaika) ja päivitystunnukset (7 päivän voimassaoloaika, kierrätetään käytön yhteydessä, ei koskaan voimassa yli 30 päivää kirjautumisesta). Kertakirjautuminen (SAML 2.0, Google, Microsoft); aikaperusteinen kertakäyttösalasana-MFA, pakollinen alustan ylläpitäjille ja käytettävissä kaikille käyttäjille
• Vuokralaiskohtainen eristys: palvelinpuolella pakotettu vuokralaiskohdennus, ja testattu automaattisesti ennen jokaista julkaisua: julkaisun portin vuokralaisten välinen tarkistus kutsuu API:a yhden organisaation nimissä toisen organisaation tietuetunnisteilla, ja julkaisu estetään, jos kyseisen organisaation tietoja voidaan lukea tai muuttaa
• Roolipohjainen pääsynhallinta: roolipohjainen käyttöoikeushallinta autentikoiduilla reiteillä, vuokralaiskohdennus pakotettuna palvelinpuolella
• Web Application Firewall: Azure Front Door WAF Prevention-tilassa mukautetuin pyyntönopeuden rajoitussäännöin todennuksen, rekisteröitymisen, salasanan palautuksen ja rekisteröityjen pyyntöjen päätepisteissä sekä alustatason L7-DDoS-suojaus. Hallinnoitua OWASP-sääntöjoukkoa ei ole liitetty — se edellyttää Front Door Premium -tasoa.
• Nopeuden rajoitus: reittikohtiset rajoitukset, tiukemmat todennuspisteissä; muistinsisäinen ja pysyvä yritysten seuranta
• Tarkistusketju: peukaloinnin paljastava (peukalointi on havaittavissa) ja vain lisäystä salliva (tietokannassa pakotettuna), GMP-relevantit merkinnät merkitty erikseen ja säilytetty vähintään 7 vuotta palvelusopimuksen voimassaoloajan (sopimuksen päättyessä viedään rekisterinpitäjälle, ellei rekisterinpitäjä kieltäydy viennistä kirjallisesti tai häneen ei saada yhteyttä kohtuullisista yrityksistä huolimatta, jonka jälkeen poistetaan — kohta 11), muut merkinnät 365 päivää, pseudonymisoitu (ei poistettu) Art. 17:n mukaisen poistopyynnön osalta Art. 17(3)(b) nojalla
• Jatkuva valvonta: Azure Application Insights; verkkosivuston saatavuustesti 10 minuutin välein; skeeman muutoksen hälytys (15 minuutin ikkuna); hälytys, kun yli 10 palvelinvirhettä (HTTP 5xx) ilmenee 5 minuutissa; ja tietoturvarikkomusten seurantatyökalu, joka tarkistaa auditointilokin 5 minuutin välein epäonnistuneiden kirjautumisyritysten piikkien varalta (10 tai enemmän yhden tilin osalta tunnissa), kirjautumisyritykset yhdelle tilille viidestä tai useammasta IP-osoitteesta 24 tunnin aikana sekä onnistuneet kirjautumiset IP-osoitteesta, jota ei ole nähty kyseisellä käyttäjällä viimeisten 30 päivän aikana
• Ohjelmiston toimitusketju: Jokaisen pull requestin on läpäistävä npm audit (riippuvuushaavoittuvuudet), Semgrep (staattinen analyysi) ja gitleaks (salaisten tietojen skannaus) ennen yhdistämistä sekä Trivy-kontainerikuvan tarkistus neuvoa-antavana tarkistuksena; nämä tarkistukset suoritetaan myös jokaisessa masteriin tehdyssä pushissa ja öisin yhdessä neuvoa-antavan OWASP ZAP -perustarkistuksen (dynaaminen testaus) kanssa tuotantoympäristössä. Salaisuudet: Azure Key Vault käytettynä App Service -hallitun identiteetin kautta; ei salaisuuksia koodissa, ympäristötiedostoissa tai kontainerikuvissa

8. Henkilötietojen tietoturvaloukkauksen ilmoittaminen

Käsittelijän on ilmoitettava rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivästystä ja joka tapauksessa 48 tunnin kuluessa rekisterinpitäjän tietoja koskevan henkilötietojen tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta, ja toimitettava alustava ilmoitus 24 tunnin kuluessa mistä tahansa vahvistetusta tietoturvatapahtumasta, joka koskee rekisterinpitäjän tietoja. Ilmoituksen on sisällettävä loukkauksen luonne, luokat ja arvioitu tietoja koskevien rekisteröityjen lukumäärä, todennäköiset seuraukset, toteutetut tai suunnitellut toimenpiteet sekä loukkausrekisterin viite. Havaitut poikkeamat ohjataan Azure Monitor Action Groupiin yardtwin-breach-actions; vahvistetut tapaukset seurataan tietomurtorekisteritaulukossa 72 tunnin DPC-lähtölaskennan kera.

9. Rekisteröityjen oikeudet

Käsittelijä tarjoaa rekisterinpitäjälle seuraavat toiminnot rekisteröityjen oikeuksien täyttämiseksi Art. 12(3) mukaisen 30 päivän määräajan puitteissa:

• POST /api/v1/dsar/export/by-email — koneluettava vienti kattaen Art. 15 (tarkastusoikeus) ja Art. 20 (siirrettävyys)
• POST /api/v1/dsar/erase/by-email — poisto vahvistetusta pyynnöstä: henkilön omat käyttäjätilit valituissa asiakastileissä anonymisoidaan ja hänen istuntonsa, tunnisteensa, ilmoituksensa, odottavat kutsunsa, uutiskirje- ja rekisteröitymistietonsa sekä oma avatarinsa poistetaan; rekisterinpitäjän hallussa olevat operatiiviset tietueet (varaukset, portti- ja käyntitiedot, kuljettajaluettelo, yhteystiedot) luetellaan, jotta rekisterinpitäjä voi toimia niiden osalta; auditointiloki säilyttää anonymisoidun viittauksen toimijaan GMP-eheyden vuoksi (17 artiklan 3 kohdan b alakohta)
• Itsepalvelupyyntöportaali osoitteessa /data-request

10. Kansainväliset siirrot

Operatiiviset tiedot tallennetaan Euroopan talousalueella (Microsoft Azure, Ruotsi – Keski ja Norja – Itä). Vakiosopimuslausekkeita (2021) sovelletaan jokaiseen siirtoon ETA-alueen ulkopuoliselle alikäsittelijälle; jos vastaanottaja on sertifioitu EU–Yhdysvallat Data Privacy Framework -kehyksen nojalla, myös sitä hyödynnetään. Siirron vaikutusarvioinnit ovat kesken (tavoite marraskuu 2026).

11. Kesto, irtisanominen ja tietojen palauttaminen

Tämä DPA on voimassa palvelusopimuksen ajan. Sopimuksen päättyessä:

• Rekisterinpitäjä voi viedä kaikki tietonsa 30 päivän kuluessa tuotteen vientitoimintojen kautta tai pyynnöstä
• 30 päivän jälkeen käsittelijä poistaa kaikki rekisterinpitäjän operatiiviset henkilötiedot
• Palvelusopimuksen voimassaoloaikana tarkastuslokit säilytetään pseudonymisoidussa muodossa: GMP-relevantit merkinnät vähintään 7 vuotta tapahtuman jälkeen GMP-tietojen säilytysvaatimusten täyttämiseksi (21 CFR Part 11 / EU GMP Annex 11; Art. 17(3)(b) lakisääteinen velvoite ohittaa poisto-oikeuden), muut tarkastusmerkinnät 365 päivän ajan. Sopimuksen päättyessä, ennen kuin rekisterinpitäjän tiedot poistetaan, rekisterinpitäjälle annetaan täydellinen vienti sen tarkastuslokeista vahvistuskuitin kera omaa tietojen säilytysaikaa varten, paitsi jos rekisterinpitäjä kieltäytyy viennistä kirjallisesti tai siihen ei saada yhteyttä kohtuullisten yritysten jälkeen; käsittelijä poistaa tällöin tarkastuslokin muun rekisterinpitäjän tiedon yhteydessä. Tarkastuslokia säilytetään pidempään ainoastaan, jos rekisterinpitäjä ohjeistaa käsittelijää kirjallisesti erillisen sopimuksen nojalla — lukuun ottamatta jäljempänä kuvattuja varmuuskopioita, jotka vanhentuvat oman aikataulunsa mukaisesti, sekä käsittelijän omaa kirjausta luovutuksesta (kuitti, viennin tiivisteet ja lukumäärät sekä tieto siitä, kuka viennin teki ja vastaanotti).
• Operatiiviset tiedot poistetaan 30 päivän kuluessa sopimuksen päättymisestä. Pistemäiset tietokantavarmuuskopiot vanhenevat 7 päivän kuluessa. Salattuja kuukausittaisia arkistovarmuuskopioita säilytetään enintään 7 vuotta ainoastaan katastrofipalautumista varten; niitä ei palauteta muuten kuin palvelun palauttamiseksi, niissä olevat tiedot ovat käyttökelvottomia ja ne vanhenevat varmuuskopion mukana.
• Täysi tietokantavarmuuskopio otetaan joka yö ja säilytetään 35 päivää erillisessä salatussa tallennustilassa ETA-alueella (Ruotsi – Keski, geo-replikoitu Ruotsi – Etelä); tuotantopalvelusta poistetut tiedot pysyvät näissä varmuuskopioissa käyttämättöminä, kunnes ne vanhenevat.

12. Tarkastusoikeudet

Käsittelijän on asetettava rekisterinpitäjän saataville kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen GDPR:n 28 artiklan mukaisen vaatimustenmukaisuuden osoittamiseksi. Asiakkaat voivat pyytää: ajantasaista alikäsittelijärekisteriä, uusinta vuokraajaeriytyksen regressiotestiraporttia, ulkoisen tunkeutumistestin yhteenvetoa testin suorittamisen jälkeen (ks. GDPR-käytäntö 11.1) sekä vastauksia toimittajan tietoturvakyselyyn. Kohtuulliset paikan päällä tai etänä tehtävät tarkastukset voidaan järjestää vähintään 30 päivän ilmoitusajalla, ja ne suorittaa rekisterinpitäjä tai luottamuksellisuuteen sitoutunut riippumaton kolmas osapuoli. Käsittelijällä ei ole tällä hetkellä ISO 27001- tai SOC 2 -sertifiointia; ISO 27001 -sertifioinnin saavuttamisen jälkeen (tavoite Q1 2027) käsittelijä tarjoaa sertifikaatin korvaavana näyttönä.

13. Vastuu ja sovellettava laki

Tämän DPA:n mukaiseen vastuuseen sovelletaan rajoituksia, jotka on määritelty asiakirjassa YARDtwin Käyttöehdot. Tähän DPA:han sovelletaan Irlannin lakia sekä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR). Kaikki riidat kuuluvat Irlannin tuomioistuinten yksinomaiseen toimivaltaan.

14. Yhteystiedot

Tätä DPA:ta koskevissa kysymyksissä, tarkistuskappaleen pyytämisessä (allekirjoitettu kappale toimitetaan, kun yritysrekisteröinti on valmis) tai yllä mainittujen oikeuksien käyttämisessä ota yhteyttä admin@yardtwin.com tai tietosuojayhteyshenkilöön osoitteessa dpo@yardtwin.com. Tämä on tehtäväpostilaatikko, jota seuraa YARDtwin Ltd:n tietosuojasta vastaava henkilö. YARDtwin ei ole nimennyt lakisääteistä tietosuojavastaavaa GDPR:n 37 artiklan nojalla, mikä ei ole pakollista sen käsittelytoimien osalta (GDPR Policy 11.2); yhteystietona julkaistaan sähköpostiosoite yksittäisen henkilön nimen sijaan.