Ugovor o obradi podataka

1. Stranke

Ovaj Ugovor o obradi podataka ("DPA") sklopljen je između Kupca ("Voditelj obrade") i YARDtwin Ltd, registriranog u Irskoj ("Izvršitelj obrade"), zajedno "Stranke". Ovaj DPA čini dio, i podliježe, YARDtwin Uvjeti korištenja.

2. Opseg i svrha

Izvršitelj obrade obrađuje osobne podatke u ime Voditelja obrade isključivo u svrhu pružanja YARDtwin platforme za upravljanje dvorištem: zakazivanje dokova, upravljanje ulaznom kapijom, vizualizacija digitalnog dvojnika dvorišta, upravljanje prijevoznicima i vozačima, revizijski trag izgrađen za GMP okruženja, analitika i integracije. Obrada se provodi za vrijeme trajanja pretplate Voditelja obrade i bilo kojeg razdoblja čuvanja podataka propisanog Odjeljkom 11.

3. Kategorije ispitanika

• Zaposlenici i administratori Voditelja (imenovani korisnici platforme)
• Vozači i logistički djelatnici prijavljeni na ulazima Voditelja
• Predstavnici prijevoznika i kontakti za otpremu
• Osoblje zaštite na ulazu i operateri skladišta

4. Vrste osobnih podataka

• Identifikacijski podaci: imena, adrese e-pošte, brojevi telefona, radno mjesto/naziv radnog mjesta, naziv i adresa tvrtke
• Podaci za autentifikaciju: bcrypt-hashirane lozinke (12 rundi), JWT pristupni i refresh tokeni, vremenski žigovi sesije, IP adrese, SSO identifikatori (Google, Microsoft)
• Operativni podaci: termini, dodjele pristana, kretanje prikolica, zapisnici inspekcija, dokumenti, dodjele zadataka, registracije vozila
• Podaci o vozaču: brojevi vozačkih dozvola i slike dozvola. Osoblje na ulazu može fotografirati lice vozača kao dokaz na ulazu. Tamo gdje lokacija uključi AI usporedbu lica, naš AI pružatelj (Anthropic) uspoređuje tu fotografiju jedan-na-jedan s fotografijom na dozvoli ili pohranjenom fotografijom vozača kako bi osoblju pomoglo u potvrdi identiteta vozača. Rezultat je preporuka: osoblje na ulazu donosi odluku i može propustiti vozača čiji identitet usporedba nije potvrdila uz navođenje razloga. Svaka usporedba bilježi se na našim poslužiteljima zajedno s rezultatom. Tamo gdje je usporedba lica isključena (zadano), nijedna fotografija lica ne šalje se AI pružatelju i osoblje sami uspoređuje vozača s fotografijom na dozvoli; slike dozvola i dalje čita AI tamo gdje je AI čitanje uključeno. YARDtwin ne pohranjuje predloške lica i ne provodi identifikaciju jedan-prema-više.
• Revizijski podaci: radnje korisnika, vremenski žigovi, IP adrese, nizovi korisničkog agenta, razlike starih/novih vrijednosti, zapisi označeni GMP zastavom

5. Obveze Izvršitelja obrade

• Obrađivati osobne podatke samo prema dokumentiranim uputama Voditelja obrade (sučelje platforme i API predstavljaju dokumentirane upute)
• Osigurati da su osobe ovlaštene za obradu podataka vezane ugovorima o povjerljivosti
• Provesti odgovarajuće tehničke i organizacijske sigurnosne mjere (čl. 32) — vidi Odjeljak 7
• Angažirati samo podizvoditelje obrade navedene u Odjeljku 6, za koje Voditelj obrade daje opće pisano odobrenje; dati najmanje 30 dana unaprijed obavijest o svakom novom podizvoditelju obrade, na što Voditelj obrade može uložiti prigovor (Odjeljak 6)
• Pomagati Voditelju obrade u obradi zahtjeva ispitanika (čl. 15–22) putem DSAR krajnjih točaka opisanih u Odjeljku 9
• Obavijestiti Voditelja obrade bez nepotrebne odgode, a u svakom slučaju unutar 48 sati od saznanja o povredi osobnih podataka; dostaviti početnu obavijest unutar 24 sata od bilo kojeg potvrđenog sigurnosnog incidenta koji utječe na podatke Voditelja obrade (Odjeljak 8)
• Izbrisati ili vratiti sve osobne podatke po prestanku pružanja usluga (Odjeljak 11)
• Staviti na raspolaganje sve informacije potrebne za dokazivanje usklađenosti i podršku revizijama (Odjeljak 12)

6. Podizvođači obrade

Izvršitelj obrade trenutačno angažira sljedeće podizvođače obrade, od kojih svaki djeluje temeljem Ugovora o obradi podataka i (gdje je primjenjivo) Standardnih ugovornih klauzula 2021:

Voditelj obrade daje opće pisano odobrenje za gore navedene podizvoditelje obrade. Izvršitelj obrade dat će najmanje 30 dana unaprijed obavijest o svakom novom podizvoditelju obrade; Voditelj obrade može uložiti prigovor na razumnoj osnovi i, ako se prigovor ne može riješiti, raskinuti zahvaćenu uslugu bez ugovorne kazne.

Usluge isključivo za web stranicu (bez operativnih podataka korisnika)

Ove usluge rade samo na javnoj web stranici. Ne primaju operativne podatke korisnika i nisu njihovi podugovaratelji obrade; one koje postavljaju kolačiće učitavaju se samo uz pristanak.

7. Sigurnosne mjere (čl. 32)

• Enkripcija u prijenosu: TLS 1.2+ na svakoj krajnjoj točki; certifikati kojima upravlja Microsoft Azure (DigiCert)
• Enkripcija u mirovanju: Transparentna enkripcija podataka Azure Postgres Flexible Server; enkripcija Azure Blob Storage
• Slike vozačkih dozvola i potpisi: Slike vozačkih dozvola i potpisi šifrirani su u mirovanju algoritmom AES-256 putem usluga Azure Storage i Azure Database for PostgreSQL (ključevi kojima upravlja Microsoft), a pristup njima ograničen je prema ulozi i organizaciji
• Hashiranje lozinki: bcrypt, 12 rundi
• Autentifikacija: JWT pristupni tokeni (istjecanje za 1 sat) i tokeni za obnavljanje (istjecanje za 7 dana, rotirani pri upotrebi, nikad valjani dulje od 30 dana od prijave). Jedinstvena prijava (SAML 2.0, Google, Microsoft); višefaktorska autentifikacija s jednokratnom lozinkom temeljenom na vremenu (TOTP), obavezna za administratore platforme i dostupna svim korisnicima
• Izolacija tenanta: nametnuto na strani poslužitelja opsegom najmoprimca i automatski testirano prije svakog izdanja: pristupnik za izdanje provodi međunajmoprimačku provjeru koja poziva API kao jedna organizacija s ID-ovima zapisa druge organizacije, a izdanje se blokira ako se podaci te organizacije mogu čitati ili mijenjati
• Kontrola pristupa temeljena na ulogama: dozvole temeljene na ulogama na autentificiranim rutama, s opsegom najmoprimca nametnuto na strani poslužitelja
• Vatrozid web aplikacija: Azure Front Door WAF u načinu Prevention s prilagođenim pravilima ograničavanja brzine zahtjeva na krajnjim točkama za autentifikaciju, registraciju, ponovno postavljanje lozinke i zahtjeve ispitanika, uz zaštitu od L7 DDoS napada na razini platforme. Upravljani skup pravila OWASP nije priključen — za to je potrebna razina Front Door Premium.
• Ograničavanje brzine zahtjeva: ograničenja po ruti, stroža na autentifikacijskim krajnjim točkama; praćenje pokušaja u memoriji i trajno
• Revizijski trag: s mogućnošću otkrivanja neovlaštenih izmjena i isključivo dodavanje novih zapisa (enforced in the database), GMP-relevantni unosi posebno označeni i zadržani najmanje 7 godina dok ugovor o usluzi traje (na kraju ugovora izvozi se Voditelju obrade, osim ako Voditelj obrade ne odbije izvoz u pisanom obliku ili se ne može dostići ni nakon razumnih pokušaja, a potom se briše — Odjeljak 11), ostali unosi 365 dana, pseudonimiziran (ne briše se) na zahtjev brisanja prema čl. 17 uz primjenu čl. 17(3)(b)
• Kontinuirano praćenje: Azure Application Insights; provjera dostupnosti web-mjesta svakih 10 minuta; upozorenje na pomak sheme (prozor od 15 minuta); upozorenje kada se dogodi više od 10 grešaka poslužitelja (HTTP 5xx) u 5 minuta; te radnik za praćenje povreda koji provjerava revizijski dnevnik svakih 5 minuta radi naglih skokova neuspješnih prijava (10 ili više za jedan račun u jednom satu), pokušaja prijave na jedan račun s 5 ili više IP adresa u 24 sata i uspješnih prijava s IP adrese koja nije viđena za tog korisnika u posljednjih 30 dana
• Lanac opskrbe softverom: Svaki zahtjev za spajanje koda mora proći npm audit (ranjivosti ovisnosti), Semgrep (statička analiza) i gitleaks (skeniranje tajnih podataka) prije nego što se može spojiti, uz Trivy skeniranje slike kontejnera kao savjetodavnu provjeru; te provjere također se izvršavaju pri svakom guranju na master granu i noću, zajedno sa savjetodavnim OWASP ZAP baseline skeniranjem (dinamičko testiranje) produkcijskog sustava. Tajni podaci: Azure Key Vault s pristupom putem upravljanog identiteta App Service; bez tajnih podataka u kodu, env datotekama ili slikama kontejnera

8. Obavijest o povredi osobnih podataka

Izvršitelj obrade obavijestit će Voditelja obrade bez nepotrebne odgode, a u svakom slučaju unutar 48 sati od saznanja o povredi osobnih podataka koja utječe na podatke Voditelja obrade, te će dostaviti početnu obavijest unutar 24 sata od bilo kojeg potvrđenog sigurnosnog incidenta koji utječe na podatke Voditelja obrade. Obavijest će sadržavati prirodu povrede, kategorije i približan broj pogođenih ispitanika, vjerojatne posljedice, poduzete ili predložene mjere te referentni broj iz registra povreda. Otkrivene anomalije usmjeravaju se na Azure Monitor Action Group yardtwin-breach-actions; potvrđeni incidenti prate se u tablici registra povreda s odbrojavanjem od 72 sata za DPC.

9. Prava ispitanika

Izvršitelj obrade pruža Voditelju obrade sljedeće krajnje točke za ispunjavanje prava ispitanika u roku od 30 dana prema čl. 12. st. 3.:

• POST /api/v1/dsar/export/by-email — strojno čitljivi izvoz koji obuhvaća čl. 15. (pristup) i čl. 20. (prenosivost)
• POST /api/v1/dsar/erase/by-email — brisanje na temelju provjerenog zahtjeva: vlastiti korisnički računi osobe u odabranim računima klijenata anonimiziraju se, a njezine sesije, tokeni, obavijesti, pozivnice na čekanju, zapisi o newsletteru i prijavi te vlastiti avatar brišu se; operativni zapisi koje vodi Voditelj obrade (rezervacije, zapisi s ulaza i posjeta, popis vozača, kontakti) navode se kako bi Voditelj obrade mogao postupiti; revizijski trag zadržava anonimiziranu referencu na autora radnje radi GMP cjelovitosti (čl. 17. st. 3. t. (b))
• Samouslužni portal za zahtjeve na adresi /data-request

10. Međunarodni prijenosi

Operativni podaci pohranjuju se unutar Europskog gospodarskog prostora (Microsoft Azure, Središnja Švedska i Istočna Norveška). Standardne ugovorne klauzule (2021.) primjenjuju se na svaki prijenos podizvoditelju obrade izvan EGP-a; gdje je primatelj certificiran prema okviru EU-US Data Privacy Framework, na to se također oslanjamo. Procjene učinka prijenosa su u tijeku (ciljani rok: studeni 2026.).

11. Trajanje, prestanak i povrat podataka

Ovaj DPA ostaje na snazi za vrijeme trajanja ugovora o usluzi. Po prestanku:

• Voditelj obrade može izvesti sve svoje podatke u roku od 30 dana putem funkcija izvoza unutar proizvoda ili na zahtjev
• Nakon 30 dana, Izvršitelj obrade izbrisat će sve operativne osobne podatke Voditelja obrade
• Za vrijeme trajanja ugovora o usluzi, revizijski dnevnici čuvaju se u pseudonimiziranom obliku: GMP-relevantni unosi najmanje 7 godina nakon događaja radi ispunjenja zahtjeva GMP-a za čuvanjem evidencije (21 CFR Part 11 / EU GMP Annex 11; primjena iznimke pravne obveze prema Art. 17(3)(b)), ostali revizijski unosi 365 dana. Po isteku ugovora, prije brisanja podataka Voditelja obrade, Voditelju obrade dostavlja se potpuni izvoz njegova revizijskog traga s potvrdom o provjeri, radi čuvanja za vlastito razdoblje čuvanja evidencije, osim ako pisanim putem odbije izvoz ili ga se ne može dosegnuti nakon razumnih pokušaja; Izvršitelj obrade tada briše revizijski trag zajedno s ostalim podacima Voditelja obrade. Uz iznimku dolje opisanih sigurnosnih kopija, koje istječu prema vlastitom rasporedu, te vlastite evidencije Izvršitelja obrade o predaji (potvrde, hasheva i brojeva izvoza te podataka o tome tko ga je izradio i primio), revizijski trag čuva se dulje isključivo ako Voditelj obrade pisanom uputom naloži Izvršitelju obrade, na temelju posebnog sporazuma.
• Operativni podaci brišu se unutar 30 dana od isteka ugovora. Sigurnosne kopije baze podataka s povratom na određeni trenutak istječu unutar 7 dana. Šifrirane mjesečne arhivske sigurnosne kopije čuvaju se do 7 godina isključivo za potrebe oporavka od katastrofe; ne obnavljaju se osim za oporavak usluge, podaci u njima su izvan upotrebe i istječu zajedno sa sigurnosnom kopijom.
• Potpuna sigurnosna kopija baze podataka izrađuje se svake noći i čuva se 35 dana u zasebnom šifriranom pohraništu unutar EGP-a (Sweden Central, georeplicirano u Sweden South); podaci izbrisani iz aktivnog servisa ostaju u tim sigurnosnim kopijama, nedostupni za korištenje, sve dok ne isteknu.

12. Pravo na reviziju

Izvršitelj obrade stavit će Voditelju obrade na raspolaganje sve informacije potrebne za dokazivanje usklađenosti s čl. 28. GDPR-a. Klijenti mogu zatražiti: aktualni registar podizvoditelja obrade, najnovije izvješće o regresijskom testiranju izolacije tenanta, sažetak vanjskog testa penetracije nakon što je test proveden (vidi GDPR Policy 11.1) te odgovore na upitnik o sigurnosti dobavljača. Razumne inspekcije na licu mjesta ili na daljinu mogu se dogovoriti uz najmanje 30 dana unaprijed obavijesti, a provodi ih Voditelj obrade ili neovisna treća strana vezana obvezom povjerljivosti. Izvršitelj obrade trenutačno ne posjeduje certifikaciju ISO 27001 ni SOC 2; kada se postigne certifikacija ISO 27001 (planirano Q1 2027.), Izvršitelj obrade ponudit će certifikat kao zamjenski dokaz.

13. Odgovornost i mjerodavno pravo

Odgovornost prema ovom DPA-u podliježe ograničenjima utvrđenim u YARDtwin Uvjeti korištenja. Ovaj DPA uređen je zakonima Irske i Općom uredbom EU o zaštiti podataka (GDPR). Svi sporovi podliježu isključivoj nadležnosti irskih sudova.

14. Kontakt

Za pitanja o ovom DPA, za traženje primjerka na uvid (potpisano izdanje izdaje se po završetku registracije tvrtke) ili za ostvarivanje bilo kojeg od gore navedenih prava, obratite se admin@yardtwin.com ili kontakt za zaštitu podataka na dpo@yardtwin.com. Ovo je skupna poštanska pretinac koji nadzire osoba odgovorna za zaštitu podataka u YARDtwin Ltd. YARDtwin nije imenovao zakonskog Službenika za zaštitu podataka sukladno članku 37. GDPR-a, što nije obvezno za njegovu obradu (GDPR Policy 11.2); adresa kontakta objavljuje se umjesto osobnog imena.