Duomenų tvarkymo sutartis

1. Šalys

Ši Duomenų tvarkymo sutartis ("DPA") sudaroma tarp Kliento ("Duomenų valdytojas") ir YARDtwin Ltd, registruotos Airijoje ("Duomenų tvarkytojas"), kartu vadinamų "Šalimis". Šis DPA yra sudėtinė šio dokumento dalis ir jam pavaldus: YARDtwin Paslaugų teikimo sąlygos.

2. Apimtis ir tikslas

Tvarkytojas tvarko asmens duomenis Valdytojo vardu tik siekdamas teikti YARDtwin krovinio kiemo valdymo platformą: doko planavimą, vartų operacijas, skaitmeninio dvynio kiemo vizualizaciją, vežėjų ir vairuotojų valdymą, GMP aplinkoms skirtą audito sekimą, analitiką ir integracijas. Duomenys tvarkomi Valdytojo prenumeratos galiojimo laikotarpiu ir bet kuriuo išsaugojimo laikotarpiu, kurio reikalaujama pagal 11 skyrių.

3. Duomenų subjektų kategorijos

• Valdytojo darbuotojai ir administratoriai (pavadinti platformos naudotojai)
• Vairuotojai ir logistikos personalas, registruotas Valdytojo vartuose
• Vežėjų atstovai ir dispečerių kontaktai
• Vartų apsaugos ir sandėlio operatorių personalas

4. Asmens duomenų rūšys

• Tapatybės duomenys: vardai ir pavardės, el. pašto adresai, telefono numeriai, pareigos / darbo pavadinimas, įmonės pavadinimas ir adresas
• Autentifikavimo duomenys: slaptažodžių bcrypt maišos reikšmės (12 raundų), JWT prieigos ir atnaujinimo žetonai, seansų laiko žymos, IP adresai, SSO identifikatoriai (Google, Microsoft)
• Operaciniai duomenys: susitikimai, doko paskirstymai, priekabų judesiai, patikrinimų įrašai, dokumentai, užduočių priskyrimai, transporto priemonių registracijos
• Vairuotojo duomenys: vairuotojo pažymėjimų numeriai ir pažymėjimų vaizdai. Vartai gali nufotografuoti vairuotojo veidą kaip vartų įrodymą. Jei aikštelėje įjungtas AI veido palyginimas, mūsų AI teikėjas (Anthropic) palygina tą nuotrauką vienas su vienu su pažymėjimo nuotrauka arba vairuotojo saugoma nuotrauka, kad padėtų darbuotojams patvirtinti vairuotojo tapatybę. Rezultatas yra rekomendacija: vartų darbuotojai priima sprendimą ir gali įleisti vairuotoją, kurio palyginimas nepatvirtino, nurodydami priežastį. Kiekvienas palyginimas su rezultatu užregistruojamas mūsų serveriuose. Jei veido palyginimas išjungtas (numatytasis nustatymas), veido nuotrauka AI teikėjui nesiunčiama ir darbuotojai patys palygina vairuotoją su pažymėjimo nuotrauka; pažymėjimų vaizdai vis tiek nuskaitomi AI, jei AI nuskaitymas įjungtas. YARDtwin nesaugo veido šablonų ir nevykdo palyginimo vienas su daugeliu.
• Audito duomenys: naudotojų veiksmai, laiko žymos, IP adresai, naudotojo agento eilutės, senų ir naujų reikšmių skirtumai, GMP pažymėti įrašai

5. Duomenų tvarkytojo įsipareigojimai

• Tvarkyti asmens duomenis tik pagal dokumentuotas Valdytojo instrukcijas (platformos UI ir API laikomi dokumentuotomis instrukcijomis)
• Užtikrinti, kad duomenų tvarkymui įgalioti asmenys būtų saistomi konfidencialumo susitarimais
• Įgyvendinti tinkamas technines ir organizacines saugumo priemones (32 str.) — žr. 7 skyrių žemiau
• Pasitelkti tik 6 skyriuje išvardytus subtvarkytojus, kuriems Valdytojas suteikia bendrą rašytinį leidimą; apie bet kurį naują subtvarkytoją pranešti ne vėliau kaip prieš 30 dienų – Valdytojas gali jam prieštarauti (6 skyrius)
• Padėti Valdytojui vykdyti duomenų subjektų prašymus (15–22 str.) per DSAR galinius taškus, aprašytus 9 skyriuje
• Nedelsiančiai, bet kuriuo atveju per 48 valandas nuo sužinojimo apie asmens duomenų pažeidimą, informuoti Valdytoją; pateikti pradinį pranešimą per 24 valandas nuo bet kurio patvirtinto saugumo incidento, paveikusio Valdytojo duomenis (8 skyrius)
• Ištrinti arba grąžinti visus asmens duomenis pasibaigus paslaugų teikimui (11 skyrius)
• Pateikti visą informaciją, būtiną atitikties įrodymui, ir sudaryti sąlygas auditams (12 skyrius)

6. Subtvarkytojai

Tvarkytojas šiuo metu pasitelkia šiuos subtvarkytojus, kurių kiekvienas veikia pagal Duomenų tvarkymo sutartį ir (jei taikoma) 2021 m. Standartines sutarčių sąlygas:

Valdytojas suteikia bendrą rašytinį leidimą aukščiau išvardytiems subtvarkytojams. Tvarkytojas praneš apie bet kurį naują subtvarkytoją ne vėliau kaip prieš 30 dienų; Valdytojas gali prieštarauti dėl pagrįstų priežasčių ir, jei prieštaravimo nepavyksta išspręsti, nutraukti atitinkamą paslaugą be baudos.

Tik svetainės paslaugos (jokių kliento operacinių duomenų)

Šios paslaugos veikia tik viešoje svetainėje. Jos negauna jokių kliento operacinių duomenų ir nėra jų papildomieji tvarkytojai; tos, kurios nustato slapukus, įkeliamos tik gavus sutikimą.

7. Saugumo priemonės (32 str.)

• Šifravimas perdavimo metu: TLS 1.2+ kiekviename galiniame taške; sertifikatais valdo Microsoft Azure (DigiCert)
• Šifravimas saugykloje: Azure Postgres Flexible Server skaidrus duomenų šifravimas; Azure Blob Storage šifravimas
• Vairuotojo pažymėjimų vaizdai ir parašai: Vairuotojo pažymėjimų vaizdai ir parašai ramybės būsenoje šifruojami AES-256 algoritmu naudojant Azure Storage ir Azure Database for PostgreSQL (Microsoft valdomi raktai), o prieiga prie jų ribojama pagal vaidmenį ir organizaciją
• Slaptažodžių maišymas: bcrypt, 12 kartų
• Autentifikacija: JWT prieigos žetonai (galioja 1 valandą) ir atnaujinimo žetonai (galioja 7 dienas, rotuojami naudojant, niekada negalioja ilgiau kaip 30 dienų nuo prisijungimo). Vienas prisijungimas (SAML 2.0, Google, Microsoft); laiku pagrįstas vienkartinis slaptažodis MFA, privalomas platformos administratoriams ir prieinamas visiems vartotojams
• Nuomininkų atskyrimas: vykdoma serverio pusėje pagal nuomininko apribojimą ir automatiškai testuojama prieš kiekvieną leidimą: leidimo vartų kryžminis nuomininko patikrinimas kviečia API kaip viena organizacija su kitos organizacijos įrašų ID, o leidimas blokuojamas, jei galima nuskaityti ar pakeisti tos organizacijos duomenis
• Vaidmenimis pagrįsta prieigos kontrolė: vaidmenimis pagrįstos teisės autentifikuotuose maršrutuose, nuomininko apribojimas vykdomas serverio pusėje
• Žiniatinklio programų ugniasienė: Azure Front Door WAF prevencijos režimu (Prevention mode) su pasirinktinėmis užklausų dažnio ribojimo taisyklėmis autentifikavimo, registracijos, slaptažodžio atkūrimo ir duomenų subjektų prašymų galiniuose taškuose, taip pat platformos lygmens L7 DDoS apsauga. Valdomas OWASP taisyklių rinkinys neprijungtas — jam reikalinga Front Door Premium pakopa.
• Užklausų dažnio ribojimas: maršruto lygio apribojimai, griežtesni autentifikacijos galiniuose taškuose; bandymų sekimas atmintyje ir saugykloje
• Audito sekimas: neteisėti pakeitimai aptinkami ir tik papildomi (užtikrinama duomenų bazėje), su GMP susiję įrašai pažymėti atskirai ir saugomi ne mažiau kaip 7 metus, kol galioja paslaugų sutartis (sutarties pabaigoje eksportuojami duomenų valdytojui, išskyrus atvejus, kai duomenų valdytojas raštu atsisako eksporto arba su juo nepavyksta susisiekti po pagrįstų bandymų, o vėliau ištrinami — 11 skyrius), kiti įrašai — 365 dienas, pseudonimizuojami (neištrinami) pagal Art. 17 ištrynimo reikalavimą remiantis Art. 17(3)(b)
• Nuolatinis stebėjimas: Azure Application Insights; svetainės pasiekiamumo patikrinimas kas 10 minučių; schemos pakitimų įspėjimas (15 minučių langas); įspėjimas, kai per 5 minutes įvyksta daugiau nei 10 serverio klaidų (HTTP 5xx); ir pažeidimų stebėjimo procesas, kas 5 minutes tikrinantis audito žurnalą dėl nesėkmingų prisijungimų šuolių (10 ar daugiau vienai paskyrai per valandą), prisijungimo bandymų į vieną paskyrą iš 5 ar daugiau IP adresų per 24 valandas ir sėkmingų prisijungimų iš IP adreso, kuris tam naudotojui nebuvo matytas per pastarąsias 30 dienų
• Programinės įrangos tiekimo grandinė: Kiekvienas pull request turi praeiti npm audit (priklausomybių pažeidžiamumai), Semgrep (statinė analizė) ir gitleaks (paslapčių nuskaitymas) patikrinimus prieš sujungimą, o Trivy konteinerio vaizdų nuskaitymas atliekamas kaip patariamasis patikrinimas; šie patikrinimai taip pat vykdomi kiekvieno push į master metu ir nakties metu, kartu su patariamuoju OWASP ZAP bazinio nuskaitymo (dinaminio testavimo) gamybinės svetainės patikrinimu. Paslaptys: Azure Key Vault, pasiekiamas per App Service valdomą tapatybę; jokių paslapčių kode, aplinkos failuose ar konteinerių vaizduose.

8. Pranešimas apie asmens duomenų pažeidimą

Tvarkytojas nedelsiančiai, bet kuriuo atveju per 48 valandas nuo sužinojimo apie asmens duomenų pažeidimą, paveikusį Valdytojo duomenis, informuoja Valdytoją ir pateikia pradinį pranešimą per 24 valandas nuo bet kurio patvirtinto saugumo incidento, paveikusio Valdytojo duomenis. Pranešime nurodoma pažeidimo pobūdis, paveiktų duomenų subjektų kategorijos ir apytikslis skaičius, tikėtinos pasekmės, imtasi arba siūlomos priemonės ir pažeidimų registro nuoroda. Aptiktos anomalijos nukreipiamos į Azure Monitor Action Group yardtwin-breach-actions; patvirtinti incidentai stebimi pažeidimų registro lentelėje su 72 valandų DPC atgaline atskaita.

9. Duomenų subjektų teisės

Tvarkytojas suteikia Valdytojui šiuos galutinius taškus, kad duomenų subjektų teisės būtų įvykdytos per 30 dienų terminą pagal 12 str. 3 d.:

• POST /api/v1/dsar/export/by-email — mašininio skaitomumo eksportas, apimantis 15 str. (prieiga) ir 20 str. (perkeliamumas) reikalavimus
• POST /api/v1/dsar/erase/by-email — ištrynimas gavus patikrintą prašymą: asmens paties naudotojo paskyros pasirinktose klientų paskyrose anonimizuojamos, o jo sesijos, prieigos raktai, pranešimai, laukiantys kvietimai, naujienlaiškio ir registracijos įrašai bei paties avataras ištrinami; Valdytojo turimi operaciniai įrašai (rezervacijos, vartų ir apsilankymų įrašai, vairuotojų sąrašas, kontaktai) išvardijami, kad Valdytojas galėtų dėl jų imtis veiksmų; audito seka GMP vientisumui užtikrinti išsaugo anonimizuotą nuorodą į veiksmą atlikusį asmenį (17 str. 3 d. b p.)
• Savitarnos užklausų portalas adresu /data-request

10. Tarptautiniai perdavimai

Operaciniai duomenys saugomi Europos ekonominėje erdvėje (Microsoft Azure, Sweden Central ir Norway East). Standartinės sutarčių sąlygos (2021) taikomos kiekvienam duomenų perdavimui subtvarkytojui už EEE ribų; jei gavėjas yra sertifikuotas pagal ES ir JAV duomenų privatumo sistemą, taip pat remiamasi ir ja. Duomenų perdavimo poveikio vertinimai baigiami (tikslinis terminas – 2026 m. lapkritis).

11. Trukmė, nutraukimas ir duomenų grąžinimas

Šis DPA galioja paslaugų sutarties laikotarpiu. Nutraukus sutartį:

• Valdytojas per 30 dienų gali eksportuoti visus savo duomenis naudodamas produkto eksporto funkcijas arba pateikęs užklausą
• Po 30 dienų Tvarkytojas ištrins visus Valdytojo veiklos asmens duomenis
• Kol galioja paslaugų sutartis, audito žurnalai saugomi pseudonimizuotu formatu: GMP reikšmingi įrašai – ne trumpiau kaip 7 metus po įvykio, siekiant laikytis GMP duomenų saugojimo reikalavimų (21 CFR Part 11 / EU GMP Annex 11; Art. 17(3)(b) teisinės prievolės išimtis), kiti audito įrašai – 365 dienas. Pasibaigus sutarčiai, prieš ištrinant duomenų valdytojo duomenis, duomenų valdytojui pateikiamas visas jo audito sekos eksportas su patikrinimo kvitu, kurį jis saugo savo duomenų saugojimo laikotarpiui, nebent raštu atsisako eksporto arba su juo nepavyksta susisiekti po pagrįstų bandymų; tuomet duomenų tvarkytojas ištrina audito seką kartu su likusiais duomenų valdytojo duomenimis. Išskyrus toliau aprašytas atsargines kopijas, kurios naikina pasibaigus jų pačių grafikui, ir duomenų tvarkytojo nuosavą perdavimo įrašą (kvitą, eksporto maišos kodus ir skaičius bei informaciją, kas jį sudarė ir gavo), audito seka saugoma ilgiau tik tuo atveju, jei duomenų valdytojas raštu nurodo duomenų tvarkytojui tai daryti pagal atskirą sutartį.
• Operaciniai duomenys ištrinami per 30 dienų po sutarties pabaigos. Tam tikro momento duomenų bazės atsarginės kopijos baigia galioti per 7 dienas. Užšifruotos mėnesinės archyvinės atsarginės kopijos saugomos iki 7 metų tik avariniam atkūrimui; jos atkuriamos tik paslaugai atkurti, jose esantys duomenys yra neprieinami naudojimui ir baigia galioti kartu su atsargine kopija.
• Pilna duomenų bazės atsarginė kopija daroma kiekvieną naktį ir saugoma 35 dienas atskiroje užšifruotoje saugykloje EEE (Švedija – Centrinis, geografiškai replikuota į Švediją – Pietų); iš veikiančios paslaugos ištrinti duomenys lieka tose atsarginėse kopijose, nepasiekiami, kol jos nesibaigia.

12. Audito teisės

Tvarkytojas pateikia Valdytojui visą informaciją, reikalingą atitikčiai GDPR 28 str. įrodyti. Klientai gali paprašyti: esamo subtvarkytojų registro, naujausios nuomininkų izoliacijos regresijos testų ataskaitos, išorinio įsiskverbimo testo suvestinės, kai toks testas bus atliktas (žr. GDPR politiką 11.1), ir atsakymų į tiekėjo saugumo klausimyną. Pagrįsti auditai vietoje arba nuotoliniu būdu gali būti surengiami pranešus ne vėliau kaip prieš 30 dienų; juos atlieka Valdytojas arba nepriklausoma trečioji šalis, įpareigota laikytis konfidencialumo. Šiuo metu Tvarkytojas neturi ISO 27001 ar SOC 2 sertifikato; gavęs ISO 27001 sertifikatą (numatoma 2027 m. I ketv.), Tvarkytojas pasiūlys sertifikatą kaip pakaitinį įrodymą.

13. Atsakomybė ir taikytina teisė

Atsakomybei pagal šį DPA taikomi apribojimai, nustatyti dokumente YARDtwin Paslaugų teikimo sąlygos. Šis DPA reglamentuojamas Airijos įstatymais ir ES Bendruoju duomenų apsaugos reglamentu (GDPR). Visi ginčai nagrinėjami išimtinėje Airijos teismų jurisdikcijoje.

14. Kontaktai

Dėl klausimų apie šią DPA, norėdami gauti peržiūros kopiją (pasirašyta abiejų šalių kopija išduodama užbaigus įmonės registraciją) arba pasinaudoti bet kuria iš aukščiau išvardytų teisių, kreipkitės į admin@yardtwin.com arba duomenų apsaugos kontaktiniu adresu dpo@yardtwin.com. Tai yra vaidmens pašto dėžutė, kurią stebi už duomenų apsaugą atsakingas asmuo YARDtwin Ltd. YARDtwin nėra paskyręs įstatyminio Duomenų apsaugos pareigūno pagal GDPR 37 straipsnį, kas nėra privaloma jos vykdomam tvarkymui (GDPR Policy 11.2); kontaktinis adresas skelbiamas vietoje fizinio asmens vardo.