Datu apstrādes līgums

1. Puses

Šis Datu apstrādes līgums ("DPA") tiek noslēgts starp Klientu ("Datu pārzinis") un YARDtwin Ltd, reģistrētu Īrijā ("Datu apstrādātājs"), kopā saukti "Puses". Šis DPA ir daļa no šāda dokumenta un ir tam pakļauts: YARDtwin Pakalpojumu sniegšanas noteikumi.

2. Darbības joma un nolūks

Apstrādātājs apstrādā personas datus Pārziņa vārdā vienīgi nolūkā nodrošināt YARDtwin pagalma pārvaldības platformu: doka plānošanu, vārtu operācijas, digitālā dvīņa pagalma vizualizāciju, pārvadātāju un vadītāju pārvaldību, GMP vidēm veidotu revīzijas pierakstu, analītiku un integrācijas. Apstrāde tiek veikta Pārziņa abonementa darbības laikā un jebkurā 11. sadaļā noteiktajā glabāšanas periodā.

3. Datu subjektu kategorijas

• Pārziņa darbinieki un administratori (platformas nosauktie lietotāji)
• Vadītāji un loģistikas darbinieki, kas reģistrēti Pārziņa vārtos
• Pārvadātāju pārstāvji un nosūtīšanas kontaktpersonas
• Vārtu drošības un noliktavas operatoru darbinieki

4. Personas datu veidi

• Identitātes dati: vārdi, e-pasta adreses, tālruņu numuri, amats/darba nosaukums, uzņēmuma nosaukums un adrese
• Autentifikācijas dati: ar bcrypt jauktas paroles (12 kārtas), JWT piekļuves un atjaunošanas pilnvaras, sesijas laikspiedoli, IP adreses, SSO identifikatori (Google, Microsoft)
• Darbības dati: pieraksti, doku piešķiršana, piekabju kustība, pārbaužu ieraksti, dokumenti, uzdevumu piešķiršana, transportlīdzekļu reģistrācijas
• Vadītāja dati: vadītāja apliecību numuri un apliecību attēli. Vārtu personāls var uzņemt vadītāja sejas fotoattēlu kā vārtu apliecinājumu. Ja objektā ir ieslēgta MI sejas salīdzināšana, mūsu MI nodrošinātājs (Anthropic) salīdzina šo fotoattēlu viens pret vienu ar apliecības fotoattēlu vai vadītāja saglabāto fotoattēlu, lai palīdzētu personālam pārbaudīt vadītāja identitāti. Rezultāts ir ieteikums: vārtu personāls pieņem lēmumu un var ielaist vadītāju, kuru salīdzinājums neapstiprināja, norādot pamatojumu. Katrs salīdzinājums tiek reģistrēts mūsu serveros ar tā rezultātu. Ja sejas salīdzināšana ir izslēgta (noklusējums), MI nodrošinātājam netiek nosūtīts neviens sejas fotoattēls un personāls pats salīdzina vadītāju ar apliecības fotoattēlu; apliecību attēli joprojām tiek nolasīti ar MI, ja MI nolasīšana ir ieslēgta. YARDtwin neglabā sejas veidnes un neveic identifikāciju viens pret daudziem.
• Revīzijas dati: lietotāju darbības, laikspiedoli, IP adreses, lietotāja aģenta virknes, veco/jauno vērtību atšķirības, GMP atzīmētie ieraksti

5. Apstrādātāja pienākumi

• Apstrādāt personas datus tikai saskaņā ar Pārziņa dokumentētiem norādījumiem (platformas lietotāja saskarne un API ir uzskatāmi par dokumentētiem norādījumiem)
• Nodrošināt, ka personas, kurām atļauts apstrādāt datus, ir saistītas ar konfidencialitātes līgumiem
• Ieviest atbilstošus tehniskos un organizatoriskos drošības pasākumus (32. pants) — skatīt 7. sadaļu tālāk
• Iesaistīt tikai 6. sadaļā uzskaitītos apakšapstrādātājus, kuriem Pārzinis sniedz vispārēju rakstveida atļauju; paziņot vismaz 30 dienas iepriekš par jebkuru jaunu apakšapstrādātāju, pret kuru Pārzinis var iebilst (6. sadaļa)
• Palīdzēt Pārzinim izpildīt datu subjektu pieprasījumus (15.–22. pants), izmantojot DSAR galapunktus, kas aprakstīti 9. sadaļā
• Bez nepamatotas kavēšanās, un jebkurā gadījumā 48 stundu laikā pēc tam, kad kļuvis zināms par personas datu pārkāpumu, paziņot Pārzinim; sniegt sākotnējo paziņojumu 24 stundu laikā par jebkuru apstiprinātu drošības incidentu, kas ietekmē Pārziņa datus (8. sadaļa)
• Dzēst vai atgriezt visus personas datus pēc pakalpojumu sniegšanas beigām (11. sadaļa)
• Darīt pieejamu visu informāciju, kas nepieciešama atbilstības apliecināšanai un revīziju atbalstam (12. sadaļa)

6. Apakšapstrādātāji

Apstrādātājs pašlaik izmanto šādus apakšapstrādātājus, no kuriem katrs darbojas saskaņā ar Datu apstrādes līgumu un (attiecīgos gadījumos) Standarta līguma klauzulām 2021:

Pārzinis sniedz vispārēju rakstveida atļauju iepriekš uzskaitītajiem apakšapstrādātājiem. Apstrādātājs paziņos vismaz 30 dienas iepriekš par jebkuru jaunu apakšapstrādātāju; Pārzinis var iebilst pamatotu iemeslu dēļ un, ja iebildumu nav iespējams atrisināt, izbeigt attiecīgo pakalpojumu bez soda.

Tikai vietnes pakalpojumi (bez klientu operatīvajiem datiem)

Šie pakalpojumi darbojas tikai publiskajā vietnē. Tie nesaņem klientu operatīvos datus un nav to apakšapstrādātāji; tie, kas ievieto sīkdatnes, ielādējas tikai ar piekrišanu.

7. Drošības pasākumi (32. pants)

• Šifrēšana pārsūtīšanas laikā: TLS 1.2+ katrā galapunktā; sertifikātus pārvalda Microsoft Azure (DigiCert)
• Šifrēšana datu glabāšanas laikā: Azure Postgres Flexible Server caurspīdīgā datu šifrēšana; Azure Blob Storage šifrēšana
• Vadītāja apliecību attēli un paraksti: Vadītāja apliecību attēli un paraksti glabāšanas laikā tiek šifrēti ar AES-256, izmantojot Azure Storage un Azure Database for PostgreSQL (Microsoft pārvaldītas atslēgas), un piekļuve tiem ir ierobežota atbilstoši lomai un organizācijai
• Paroļu jaukšana: bcrypt, 12 kārtas
• Autentifikācija: JWT piekļuves pilnvaras (derīguma termiņš 1 stunda) un atjaunošanas pilnvaras (derīguma termiņš 7 dienas, rotācija lietošanas laikā, nekad nav derīgas ilgāk par 30 dienām no pierakstīšanās). Vienotā pierakstīšanās (SAML 2.0, Google, Microsoft); uz laiku balstīta vienreizēja parole MFA — obligāta platformas administratoriem un pieejama visiem lietotājiem
• Nomnieku izolācija: ieviests servera pusē ar nomnieku tvērumu un automātiski pārbaudīts pirms katras versijas: versijas vārtu starpnomnieku pārbaude izsauc API kā viena organizācija ar citas organizācijas ierakstu ID, un versija tiek bloķēta, ja var nolasīt vai mainīt šīs organizācijas datus
• Uz lomām balstīta piekļuves kontrole: uz lomām balstītas atļaujas autentificētām maršrutiem, ar nomnieku tvērumu, ko ievieš servera pusē
• Tīmekļa lietojumprogrammu ugunsmūris: Azure Front Door WAF novēršanas režīmā (Prevention mode) ar pielāgotiem pieprasījumu skaita ierobežošanas noteikumiem autentifikācijas, reģistrēšanās, paroles atiestatīšanas un datu subjektu pieprasījumu galapunktos, kā arī platformas līmeņa L7 DDoS aizsardzība. Pārvaldīts OWASP noteikumu kopums nav pievienots — tam nepieciešams Front Door Premium līmenis.
• Pieprasījumu skaita ierobežošana: ierobežojumi katram maršrutam, stingrāki autentifikācijas galapunktos; atmiņā un pastāvīgi saglabāts mēģinājumu uzskaites mehānisms
• Revīzijas pieraksts: aizsardzība pret nepamanāmu viltošanu un tikai papildināms (nodrošināts datubāzē), ar GMP saistīti ieraksti atsevišķi atzīmēti un glabāti vismaz 7 gadus, kamēr darbojas pakalpojuma līgums (līguma beigās eksportēti pārzinim, ja vien pārzinis neatsaka eksportu rakstveidā vai ar to nevar sazināties pēc pamatotiem mēģinājumiem, un pēc tam dzēsti — 11. sadaļa), pārējie ieraksti — 365 dienas, pseidonimizēti (nevis dzēsti) pēc dzēšanas pieprasījuma saskaņā ar Art. 17(3)(b)
• Nepārtraukta uzraudzība: Azure Application Insights; vietnes pieejamības pārbaude ik 10 minūtes; shēmas novirzes brīdinājums (15 minūšu logs); brīdinājums, ja 5 minūšu laikā rodas vairāk nekā 10 servera kļūdu (HTTP 5xx); un pārkāpumu uzraudzības fona process, kas ik 5 minūtes pārbauda audita žurnālu attiecībā uz neveiksmīgu pieteikšanās mēģinājumu pieaugumu (10 vai vairāk vienam kontam stundas laikā), pieteikšanās mēģinājumiem vienam kontam no 5 vai vairāk IP adresēm 24 stundu laikā un veiksmīgām pieteikšanās reizēm no IP adreses, kas šim lietotājam nav novērota pēdējās 30 dienās
• Programmatūras piegādes ķēde: Katram izvilkšanas pieprasījumam pirms sapludināšanas jāiztur npm audit (atkarību ievainojamības), Semgrep (statiskā analīze) un gitleaks (slepenu datu skenēšana), kā arī Trivy konteinera attēla skenēšana kā konsultatīva pārbaude; šīs pārbaudes tiek veiktas arī katram master filiāles iegūšanai un naktī, kopā ar konsultatīvu OWASP ZAP pamata skenēšanu (dinamiskā testēšana) ražošanas vietnē. Noslēpumi: Azure Key Vault, pieejams caur App Service pārvaldīto identitāti; nekādi noslēpumi kodā, env failos vai konteineru attēlos.

8. Paziņošana par personas datu pārkāpumiem

Apstrādātājs bez nepamatotas kavēšanās, un jebkurā gadījumā 48 stundu laikā pēc tam, kad kļuvis zināms par personas datu pārkāpumu, kas ietekmē Pārziņa datus, paziņo Pārzinim, un sniedz sākotnējo paziņojumu 24 stundu laikā par jebkuru apstiprinātu drošības incidentu, kas ietekmē Pārziņa datus. Paziņojumā iekļauj pārkāpuma būtību, skarto datu subjektu kategorijas un aptuveno skaitu, iespējamās sekas, veiktos vai plānotos pasākumus un pārkāpumu reģistra atsauci. Konstatētās anomālijas tiek novirzītas uz Azure Monitor Action Group yardtwin-breach-actions; apstiprināti incidenti tiek izsekoti pārkāpumu reģistra tabulā ar 72 stundu DPC atpakaļskaitīšanu.

9. Datu subjektu tiesības

Apstrādātājs nodrošina Pārzinim šādus galapunktus datu subjektu tiesību izpildei 30 dienu termiņā saskaņā ar 12. panta 3. punktu:

• POST /api/v1/dsar/export/by-email — mašīnlasāms eksports, kas aptver 15. pantu (piekļuve) un 20. pantu (pārnesamība)
• POST /api/v1/dsar/erase/by-email — dzēšana pēc pārbaudīta pieprasījuma: personas pašas lietotāja konti atlasītajos klientu kontos tiek anonimizēti, un tās sesijas, pilnvaras (tokeni), paziņojumi, gaidošie ielūgumi, jaunumu vēstules un reģistrācijas ieraksti, kā arī pašas avatārs tiek dzēsti; Pārziņa glabātie operatīvie ieraksti (rezervācijas, vārtu un apmeklējumu ieraksti, šoferu saraksts, kontakti) tiek uzskaitīti, lai Pārzinis varētu rīkoties; audita takā GMP integritātes nolūkā tiek saglabāta anonimizēta atsauce uz darbības veicēju (17. panta 3. punkta b) apakšpunkts)
• Pašapkalpošanās pieprasījumu portāls /data-request

10. Starptautiskie pārsūtījumi

Darbības dati tiek glabāti Eiropas Ekonomikas zonā (Microsoft Azure, Zviedrijas centrālais un Norvēģijas austrumu reģions). Standarta līguma klauzulas (2021) tiek piemērotas katram datu nosūtīšanas gadījumam apakšapstrādātājam ārpus EEZ; ja saņēmējs ir sertificēts saskaņā ar ES un ASV Datu privātuma regulējumu, tas tiek arī izmantots kā pamats. Nosūtīšanas ietekmes novērtējumi tiek pabeigti (mērķis — 2026. gada novembris).

11. Darbības laiks, izbeigšana un datu atdošana

Šis DPA ir spēkā pakalpojuma līguma darbības laikā. Pēc izbeigšanas:

• Pārzinis var eksportēt visus savus datus 30 dienu laikā, izmantojot produktā iebūvētās eksporta funkcijas vai ar pieprasījumu
• Pēc 30 dienām Apstrādātājs dzēsīs visus Pārziņa darbības personas datus
• Kamēr darbojas pakalpojuma līgums, audita žurnāli tiek glabāti pseidonimizētā veidā: ar GMP saistīti ieraksti — vismaz 7 gadus pēc notikuma, lai izpildītu GMP datu glabāšanas prasības (21 CFR Part 11 / EU GMP Annex 11; Art. 17(3)(b) juridiskā pienākuma izņēmums), pārējie audita ieraksti — 365 dienas. Līguma beigās, pirms pārziņa datu dzēšanas, pārzinim tiek sniegts pilns tā audita pierakstu eksports ar verifikācijas kvīti, lai tas varētu to glabāt sava datu glabāšanas perioda laikā, ja vien tas neatsaka eksportu rakstveidā vai ar to nevar sazināties pēc pamatotiem mēģinājumiem; apstrādātājs pēc tam dzēš audita pierakstus kopā ar pārējiem pārziņa datiem. Izņemot tālāk aprakstītās rezerves kopijas, kas beidzas pēc savas grafika, un apstrādātāja pašu nodošanas pierādījumu (kvīti, eksporta jaukšanas vērtības un skaitļus, kā arī informāciju par to, kas to veicis un saņēmis), audita pieraksti tiek glabāti ilgāk tikai tad, ja pārzinis dod apstrādātājam rakstveida norādījumu par to, pamatojoties uz atsevišķu vienošanos.
• Darbības dati tiek dzēsti 30 dienu laikā pēc līguma beigām. Datu bāzes momentuzņēmuma dublējumkopijas beidzas 7 dienu laikā. Šifrētas mēneša arhīva dublējumkopijas tiek glabātas līdz 7 gadiem tikai ārkārtas atjaunošanas nolūkos; tās netiek atjaunotas, izņemot pakalpojuma atjaunošanu, tajās esošie dati ir ārpus lietošanas, un tie beidzas kopā ar dublējumkopiju.
• Pilna datu bāzes dublēšana tiek veikta katru nakti un glabāta 35 dienas atsevišķā šifrētā krātuvē EEZ (Sweden Central, ģeogrāfiski replicēta uz Sweden South); dati, kas dzēsti no tiešraides pakalpojuma, paliek šajos dublējumos, ārpus lietošanas, līdz to derīguma termiņš beidzas.

12. Revīzijas tiesības

Apstrādātājs dara pieejamu Pārzinim visu informāciju, kas nepieciešama, lai apliecinātu atbilstību GDPR 28. pantam. Klienti var pieprasīt: aktuālo apakšapstrādātāju reģistru, jaunāko nomnieku izolācijas regresijas testu pārskatu, ārējā iespiešanās testa kopsavilkumu pēc testa veikšanas (skatīt GDPR politiku 11.1) un atbildes uz piegādātāja drošības aptaujas anketu. Saprātīgas klātienes vai attālinātas revīzijas var tikt organizētas ar vismaz 30 dienu iepriekšēju paziņojumu, ko veic Pārzinis vai neatkarīga trešā puse, kas ir saistīta ar konfidencialitāti. Apstrādātājam šobrīd nav ISO 27001 vai SOC 2 sertifikācijas; kad ISO 27001 sertifikācija tiks iegūta (plānots 2027. gada 1. ceturksnī), Apstrādātājs piedāvās sertifikātu kā aizstājošu pierādījumu.

13. Atbildība un piemērojamie tiesību akti

Atbildībai saskaņā ar šo DPA piemēro ierobežojumus, kas noteikti dokumentā YARDtwin Pakalpojumu sniegšanas noteikumi. Šo DPA regulē Īrijas tiesību akti un ES Vispārīgā datu aizsardzības regula (GDPR). Visi strīdi ir pakļauti Īrijas tiesu ekskluzīvajai jurisdikcijai.

14. Kontaktinformācija

Ja jums ir jautājumi par šo DPA, lai pieprasītu pārskata kopiju (parakstīta abpusēji versija tiek izsniegta pēc uzņēmuma reģistrācijas pabeigšanas) vai lai izmantotu kādas no iepriekš minētajām tiesībām, sazinieties ar admin@yardtwin.com vai datu aizsardzības kontaktpersonu dpo@yardtwin.com. Šī ir lomas pastkaste, kuru uzrauga par datu aizsardzību atbildīgā persona YARDtwin Ltd. YARDtwin nav iecēlis likumā noteiktu datu aizsardzības speciālistu saskaņā ar GDPR 37. pantu, kas nav obligāti tā apstrādes darbībām (GDPR politika 11.2); kontaktadrese tiek publicēta fiziskas personas vārda vietā.