Eén inkomende levering van begin tot eind: YARDtwin op een live SAP EWM-systeem

In augustus publiceerden we een video waarin de vijf synchronisatiemomenten tussen SAP en YARDtwin bericht voor bericht werden nagespeeld. Die video was eerlijk over wat hij was: een live uitvoering, met de SAP-schermen ter illustratie. De voor de hand liggende vervolgvraag was hoe dezelfde flow eruitziet op een echt SAP-systeem, in handen van een SAP-consultant. Deze film is het antwoord. Hij is gemaakt door YUS Partners, onze implementatiepartner, op hun eigen SAP S/4HANA- en SAP EWM-omgeving, met YARDtwin op een standaard demosite.

De film volgt één inkomende levering gedurende iets meer dan drie minuten: aangemaakt in SAP, gedistribueerd naar EWM, geboekt, ingecheckt, gewogen, gelost en uitgetekend in YARDtwin, en vervolgens ontvangen in EWM. Elke overdracht is te zien op het scherm waar die plaatsvindt, en hetzelfde leveringsnummer is in beide systemen zichtbaar van de eerste tot de laatste minuut.

Het scenario, vooraf toegelicht

De film begint met de configuratie die wordt gedemonstreerd, omdat de integratie een set per-locatie in te stellen schakelaars is en geen vast product. In dit scenario beheert SAP EWM de magazijnuitvoering en de voorraadboekingen. YARDtwin beheert het terrein: afspraak, gate, weegbrug, dock en vertrek. Weegbrugverwerking maakt deel uit van de inkomende stroom. Een andere locatie zou een andere combinatie kiezen; dit is er één van, en de film maakt dat duidelijk voordat hij begint.

Stappen 1 en 2: één levering, twee systemen, niets tweemaal ingevoerd

Een inkomende levering wordt aangemaakt in SAP S/4HANA op basis van een inkooporder: één regel, een klein snelbewegend onderdeel, 1.000 kg. Bij opslaan vinden er tegelijk twee dingen plaats. Standaard SAP-distributie maakt de bijbehorende inkomende levering aan in EWM, en de integratie maakt de afspraak aan in YARDtwin. Het SAP-leveringsnummer reist mee, zodat de planner die de afspraak bekijkt in het YARDtwin-schema en de EWM-gebruiker die naar de magazijnmonitor kijkt, dezelfde referentie zien.

Die referentie is de rode draad door de hele film. Elk later moment, van de gate tot de goederenontvangst, wordt eraan gekoppeld zonder dat iemand het een tweede keer hoeft in te typen.

Stap 3: de gate-check-in wordt een TU in EWM

De vrachtwagen arriveert en wordt ingecheckt bij de YARDtwin-gate: controlelijst voor papieren, zegelcontrole en het brutogewicht van de weegbrug, automatisch uitgelezen van de brug of handmatig ingevoerd door de operator. De gate registreert het bruto; het netto wordt geverifieerd bij uitrijden. Toegang wordt verleend en de chauffeur wordt naar een dock gestuurd.

Op dat moment stuurt YARDtwin de check-in-gebeurtenis naar SAP EWM. EWM maakt de transporteenheid aan, koppelt de inkomende levering eraan en registreert aankomst bij het checkpoint. De film toont enkele seconden later de EWM-levering met de bijbehorende transporteenheid, aangemaakt door de integratiegebruiker en niet door een medewerker achter een bureau. Die checkpointaankomst is wat het mogelijk maakt om de goederenontvangst verder te verwerken.

Stap 4: het terreinwerk blijft in YARDtwin

Vanaf de gate wordt de vrachtwagen naar zijn dock geleid. Het dockbord, het losscherm en de afhandeling lopen allemaal in YARDtwin: afspraakstatus, dockactiviteit en losvoortgang in één workflow, met de palletscans en het bewijs vastgelegd bij het dock. SAP EWM is bij geen van dit alles betrokken, en dat is juist het punt van de splitsing. Zoals de film het stelt: er is geen SAP-transactie nodig voor een terrein-interne activiteit.

Stappen 5 en 6: vertrek geeft de goederenontvangst vrij

Het lossen wordt afgerond in YARDtwin en de vrachtwagen rijdt naar de vertrekgate. Daar wordt hij uitgewogen: 15.000 kg in, 14.000 kg uit, 1.000 kg geleverd, precies overeenkomend met de leveringsregel tot op de kilo. De chauffeur tekent op het scherm, het vertrek wordt vrijgegeven en een SHA-256-hash van het record wordt bewaard voor het auditspoor.

Pas dan stuurt YARDtwin de goederenontvangst-gebeurtenis naar SAP EWM. EWM koppelt die aan de eigen inkomende levering en voert de goederenontvangstverwerking uit. Het laatste SAP-scherm in de film toont die levering met goederenontvangststatus Voltooid. Één levering, één flow, twee systemen, en SAP blijft het systeem van record voor de voorraad.

Wat dit oplevert

• De SAP-kant is echt. De transporteenheid, de leveringskoppeling en de goederenontvangststatus zijn standaard EWM-objecten op een standaardsysteem, aangemaakt door berichten vanuit het terrein. Geen aangepaste transactie, geen herhaald invoeren.
• De splitsing is helder. EWM behoudt de magazijnuitvoering en de voorraad. YARDtwin behoudt de fysieke vrachtwagen: afspraak, gate, weegbrug, dock, vertrek. Niemand hoeft de twee met een spreadsheet te reconciliëren.
• De gewogen hoeveelheid is de ontvangen hoeveelheid. De goederenontvangst wordt vrijgegeven na het uitwegen, zodat het netto van uw eigen brug het cijfer is dat SAP bereikt, ondertekend voordat de vrachtwagen vertrekt.
• Het bewijs reist mee. Checklist, zegel, gewichten, palletscans, handtekening van de chauffeur en hash zijn aanwezig in YARDtwin voor elke goederenontvangst, en het SAP-leveringsnummer koppelt ze aan het document dat SAP al beheert.
• Uw integratiepartner kan het uitvoeren. De film is opgebouwd en van commentaar voorzien door een SAP-consultant op hun eigen systeem, op basis van de gepubliceerde webhookberichten van YARDtwin. Voor een integratie is dat de test die telt.

Waar dit zich bevindt in de integratie

In de terminologie van onze eerdere post toont de film drie van de vijf synchronisatiepunten die de grens overschrijden: de inkomende levering die binnenkomt, de TU-registratie bij check-in en de goederenontvangst die na het uitwegen wordt teruggezonden. De bevestiging van de magazijntaak bij het lossen en het bericht bij het verlaten van het terrein zijn buiten dit scenario gelaten. Elk van de vijf is een schakelaar per locatie, zodat dezelfde verbinding de lichtere vorm met drie berichten of de volledige vijf kan uitvoeren zonder een nieuw project.

De berichtencatalogus en de architectuur staan op onze SAP-integratiepagina. De bericht-voor-bericht herhaling staat in One Integration, Five Sync Points.