Verwerkersovereenkomst

1. Partijen

Deze Verwerkersovereenkomst ("DPA") wordt gesloten tussen de Klant ("Verwerkingsverantwoordelijke") en YARDtwin Ltd, geregistreerd in Ierland ("Verwerker"), gezamenlijk de "Partijen". Deze DPA maakt deel uit van, en is onderworpen aan, de YARDtwin Servicevoorwaarden.

2. Toepassingsgebied & Doel

De Verwerker verwerkt persoonsgegevens namens de Verwerkingsverantwoordelijke uitsluitend ten behoeve van het aanbieden van het YARDtwin yard management-platform: dockplanning, gatebeheer, digitale twin yard-visualisatie, carrier- en chauffeurbeheer, een audittrail gebouwd voor GMP-omgevingen, analyses en integraties. De verwerking vindt plaats gedurende de looptijd van het abonnement van de Verwerkingsverantwoordelijke en elke bewaartermijn die vereist is krachtens Artikel 11.

3. Categorieën van Betrokkenen

• Medewerkers en beheerders van de Verwerkingsverantwoordelijke (benoemde gebruikers van het platform)
• Chauffeurs en logistiek personeel dat is ingecheckt bij de poorten van de Verwerkingsverantwoordelijke
• Vertegenwoordigers van vervoerders en contactpersonen voor dispatching
• Poortwacht- en magazijnoperatorpersoneel

4. Soorten Persoonsgegevens

• Identiteitsgegevens: namen, e-mailadressen, telefoonnummers, functie/jobtitel, bedrijfsnaam en -adres
• Authenticatiegegevens: bcrypt-gehashte wachtwoorden (12 rondes), JWT-toegangs- en vernieuwingstokens, sessietijdstempels, IP-adressen, SSO-identificatoren (Google, Microsoft)
• Operationele gegevens: afspraken, docktoewijzingen, trailerbewegingen, inspectierapportages, documenten, taakopdrachten, voertuigregistraties
• Chauffeurgegevens: rijbewijsnummers en rijbewijsafbeeldingen. Poortwachters kunnen een gezichtsfoto van de chauffeur maken als poortevidens. Wanneer een locatie AI-gezichtsvergelijking inschakelt, vergelijkt onze AI-provider (Anthropic) die foto één-op-één met de rijbewijsfoto of de opgeslagen foto van de chauffeur om medewerkers te helpen de identiteit van de chauffeur te bevestigen. Het resultaat is adviserend: poortwachters beslissen zelf en kunnen een chauffeur toelaten die niet werd bevestigd door de vergelijking, mits ze een reden opgeven. Elke vergelijking wordt met het resultaat opgeslagen op onze servers. Wanneer gezichtsvergelijking is uitgeschakeld (de standaard), wordt er geen gezichtsfoto naar de AI-provider gestuurd en vergelijken medewerkers de chauffeur zelf met de rijbewijsfoto; rijbewijsafbeeldingen worden nog steeds door AI gelezen indien AI-herkenning is ingeschakeld. YARDtwin slaat geen gezichtssjablonen op en voert geen één-op-veel-identificatie uit.
• Auditgegevens: gebruikersacties, tijdstempels, IP-adressen, user-agent-strings, oud/nieuw-waarde-verschillen, GMP-gemarkeerde records

5. Verplichtingen van de Verwerker

• Persoonsgegevens uitsluitend verwerken op gedocumenteerde instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke (de platform-UI en API gelden als gedocumenteerde instructies)
• Ervoor zorgen dat personen die gemachtigd zijn gegevens te verwerken gebonden zijn door vertrouwelijkheidsovereenkomsten
• Passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen implementeren (Art. 32) — zie Sectie 7 hieronder
• Uitsluitend de in Artikel 6 vermelde subverwerkers inschakelen, waarvoor de Verwerkingsverantwoordelijke algemene schriftelijke toestemming verleent; minimaal 30 dagen van tevoren kennisgeven van een nieuwe subverwerker, waartegen de Verwerkingsverantwoordelijke bezwaar kan maken (Artikel 6)
• De Verwerkingsverantwoordelijke ondersteunen bij verzoeken van betrokkenen (Art. 15–22) via de DSAR-endpoints beschreven in Sectie 9
• De Verwerkingsverantwoordelijke zonder onnodige vertraging, en in ieder geval binnen 48 uur na kennisneming van een inbreuk op persoonsgegevens, in kennis stellen; binnen 24 uur na een bevestigd beveiligingsincident dat de gegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke raakt, een eerste melding doen (Artikel 8)
• Alle persoonsgegevens verwijderen of retourneren bij beëindiging van de dienstverlening (Sectie 11)
• Alle informatie beschikbaar stellen die noodzakelijk is om naleving aan te tonen en audits te ondersteunen (Sectie 12)

6. Sub-verwerkers

De Verwerker maakt momenteel gebruik van de volgende sub-verwerkers, die elk opereren onder een Verwerkersovereenkomst en (waar van toepassing) Standaard Contractuele Clausules 2021:

De Verwerkingsverantwoordelijke verleent algemene schriftelijke toestemming voor de hierboven vermelde subverwerkers. De Verwerker zal minimaal 30 dagen van tevoren kennisgeving doen van een nieuwe subverwerker; de Verwerkingsverantwoordelijke kan op redelijke gronden bezwaar maken en, indien het bezwaar niet kan worden opgelost, de betreffende dienst zonder boete beëindigen.

Uitsluitend website-services (geen operationele klantgegevens)

Deze draaien uitsluitend op de openbare website. Ze ontvangen geen operationele klantgegevens en zijn daarvoor geen subverwerker; eventuele cookies worden alleen met toestemming geladen.

7. Beveiligingsmaatregelen (Art. 32)

• Versleuteling tijdens transport: TLS 1.2+ op elk endpoint; certificaten beheerd door Microsoft Azure (DigiCert)
• Versleuteling in rust: Azure Postgres Flexible Server transparante gegevensversleuteling; Azure Blob Storage-versleuteling
• Rijbewijsafbeeldingen en handtekeningen: Rijbewijsafbeeldingen en handtekeningen worden in rust versleuteld met AES-256 door Azure Storage en Azure Database for PostgreSQL (door Microsoft beheerde sleutels), en de toegang ertoe is beperkt op basis van rol en organisatie
• Wachtwoordhashing: bcrypt, 12 rondes
• Authenticatie: JWT-toegangstokens (vervaltijd 1 uur) en vernieuwingstokens (vervaltijd 7 dagen, geroteerd bij gebruik, nooit geldig na 30 dagen vanaf aanmelding). Single sign-on (SAML 2.0, Google, Microsoft); op tijd gebaseerd eenmalig wachtwoord MFA, verplicht voor platformbeheerders en beschikbaar voor alle gebruikers
• Tenantscheiding: afgedwongen aan de serverzijde door tenant-scoping, en automatisch getest vóór elke release: de release-gate voert een cross-tenant-sweep uit door de API aan te roepen als één organisatie met record-ID's van een andere organisatie, en de release wordt geblokkeerd als gegevens van die organisatie kunnen worden gelezen of gewijzigd
• Rolgebaseerde toegangscontrole: rolgebaseerde machtigingen op geauthenticeerde routes, met tenant-scoping afgedwongen aan de serverzijde
• Webapplicatiefirewall: Azure Front Door WAF in preventiemodus (Prevention mode) met aangepaste rate-limitingregels op de eindpunten voor authenticatie, registratie, wachtwoordherstel en verzoeken van betrokkenen, plus L7-DDoS-bescherming op platformniveau. Er is geen beheerde OWASP-regelset gekoppeld — daarvoor is de Front Door Premium-laag vereist.
• Snelheidsbeperking: limieten per route, strenger op auth-endpoints; in-memory en persistente pogingregistratie
• Auditlogboek: manipulatie-evident en alleen-toevoegen (afgedwongen in de database), GMP-relevante vermeldingen afzonderlijk gemarkeerd en bewaard gedurende ten minste 7 jaar zolang de serviceovereenkomst loopt (aan het einde van het contract wordt het geëxporteerd naar de verwerkingsverantwoordelijke, tenzij de verwerkingsverantwoordelijke de export schriftelijk afwijst of na redelijke pogingen niet bereikbaar is, en vervolgens verwijderd — sectie 11), overige vermeldingen gedurende 365 dagen, gepseudonimiseerd (niet verwijderd) bij verzoek tot wissing op grond van Art. 17 onder Art. 17(3)(b)
• Continue monitoring: Azure Application Insights; een beschikbaarheidstest voor de website elke 10 minuten; een schema-drift-melding (venster van 15 minuten); een melding wanneer er meer dan 10 serverfouten (HTTP 5xx) optreden in 5 minuten; en een inbreukbewakingsproces dat elke 5 minuten het auditlogboek controleert op pieken in mislukte aanmeldingen (10 of meer voor één account in een uur), aanmeldpogingen op één account vanaf 5 of meer IP-adressen in 24 uur, en succesvolle aanmeldingen vanaf een IP-adres dat de afgelopen 30 dagen niet voor die gebruiker is gezien
• Softwaretoeleveringsketen: Elke pull request moet npm audit (kwetsbaarheden in afhankelijkheden), Semgrep (statische analyse) en gitleaks (scannen op geheimen) doorstaan voordat deze kan worden samengevoegd, met een Trivy-containerafbeeldingsscan als adviescontrole; deze controles worden ook uitgevoerd bij elke push naar master en elke nacht, samen met een adviserende OWASP ZAP-baselinescan (dynamisch testen) van de productieomgeving. Geheimen: Azure Key Vault benaderd via App Service managed identity; geen geheimen in code, omgevingsbestanden of containerafbeeldingen

8. Melding van Inbreuk op Persoonsgegevens

De Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke zonder onnodige vertraging, en in ieder geval binnen 48 uur na kennisneming van een inbreuk op persoonsgegevens die de gegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke raakt, in kennis, en doet binnen 24 uur na een bevestigd beveiligingsincident dat de gegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke raakt een eerste melding. De kennisgeving omvat de aard van de inbreuk, de categorieën en het geschatte aantal betroffen betrokkenen, de waarschijnlijke gevolgen, getroffen of voorgestelde maatregelen en de referentie in het datalekregister. Gedetecteerde anomalieën worden doorgestuurd naar de Azure Monitor Action Group yardtwin-breach-actions; bevestigde incidenten worden bijgehouden in de tabel van het datalekregister met een afteltimer van 72 uur voor de DPC.

9. Rechten van Betrokkenen

De Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke de volgende eindpunten ter beschikking om te voldoen aan de rechten van betrokkenen binnen de termijn van 30 dagen op grond van Art. 12(3):

• POST /api/v1/dsar/export/by-email — machineleesbare export voor Art. 15 (inzage) en Art. 20 (overdraagbaarheid)
• POST /api/v1/dsar/erase/by-email — wissing op een geverifieerd verzoek: de eigen gebruikersaccounts van de persoon in de geselecteerde klantaccounts worden geanonimiseerd en diens sessies, tokens, meldingen, openstaande uitnodigingen, nieuwsbrief- en aanmeldingsgegevens en eigen avatar worden verwijderd; operationele records die de Verwerkingsverantwoordelijke bewaart (boekingen, poort- en bezoekregistraties, chauffeurslijst, contactpersonen) worden opgesomd zodat de Verwerkingsverantwoordelijke er actie op kan ondernemen; de audittrail bewaart een geanonimiseerde verwijzing naar de handelende persoon voor de GMP-integriteit (art. 17, lid 3, onder b)
• Selfserviceportaal voor verzoeken op /data-request

10. Internationale Doorgiften

Operationele gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte (Microsoft Azure, Sweden Central en Norway East). Standaard contractuele bepalingen (2021) zijn van toepassing op elke overdracht aan een subverwerker buiten de EER; waar een ontvanger gecertificeerd is onder het EU-VS Data Privacy Framework, wordt daarop eveneens vertrouwd. Overdrachtimpactbeoordelingen worden afgerond (streefdatum november 2026).

11. Looptijd, Beëindiging & Teruggave van Gegevens

Deze DPA blijft van kracht gedurende de looptijd van de serviceovereenkomst. Bij beëindiging:

• De Verwerkingsverantwoordelijke kan al zijn gegevens binnen 30 dagen exporteren via de exportfuncties in het product of op verzoek
• Na 30 dagen verwijdert de Verwerker alle operationele persoonsgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke
• Zolang de serviceovereenkomst loopt, worden auditlogboeken bewaard in een gepseudonimiseerde toestand: GMP-relevante vermeldingen gedurende ten minste 7 jaar na de gebeurtenis om te voldoen aan de GMP-bewaarvereisten (21 CFR Part 11 / EU GMP Annex 11; Art. 17(3)(b) uitzondering op grond van wettelijke verplichting), overige auditregistraties gedurende 365 dagen. Aan het einde van het contract, voordat de gegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke worden verwijderd, ontvangt de Verwerkingsverantwoordelijke een volledige export van zijn audittrail, voorzien van een verificatieontvangstbewijs, ter bewaring voor zijn eigen bewaartermijn, tenzij hij de export schriftelijk afwijst of na redelijke pogingen niet bereikbaar is; de Verwerker verwijdert de audittrail vervolgens samen met de overige gegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke. Met uitzondering van de hieronder beschreven back-ups, die verlopen volgens hun eigen schema, en de eigen vastlegging van de overdracht door de Verwerker (het ontvangstbewijs, de hashes en aantallen van de export, en wie deze heeft gemaakt en ontvangen), wordt de audittrail uitsluitend langer bewaard indien de Verwerkingsverantwoordelijke de Verwerker daartoe schriftelijk instrueert, op basis van een afzonderlijke overeenkomst.
• Operationele gegevens worden binnen 30 dagen na afloop van het contract verwijderd. Point-in-time databaseback-ups verlopen binnen 7 dagen. Versleutelde maandelijkse archiefback-ups worden maximaal 7 jaar bewaard uitsluitend voor noodherstel; ze worden niet teruggezet tenzij om de dienst te herstellen, de daarin opgeslagen gegevens zijn buiten gebruik, en ze verlopen samen met de back-up.
• Elke nacht wordt een volledige databaseback-up gemaakt en 35 dagen bewaard in afzonderlijke versleutelde opslag in de EER (Sweden Central, geo-gerepliceerd naar Sweden South); gegevens die uit de live service worden verwijderd, blijven in die back-ups aanwezig, buiten gebruik, totdat ze verlopen.

12. Auditrechten

De Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke alle informatie beschikbaar die nodig is om naleving van Art. 28 AVG aan te tonen. Klanten kunnen opvragen: het actuele subverwerkerregister, het meest recente regressietestrapport voor tenant-isolatie, de samenvatting van de externe penetratietest zodra een test is uitgevoerd (zie AVG-beleid 11.1), en antwoorden op een leveranciersbeveiligingsvragenlijst. Redelijke audits op locatie of op afstand kunnen worden georganiseerd met minimaal 30 dagen opzegtermijn, uitgevoerd door de Verwerkingsverantwoordelijke of een onafhankelijke derde die gebonden is aan vertrouwelijkheid. De Verwerker beschikt momenteel niet over ISO 27001- of SOC 2-certificering; zodra ISO 27001-certificering is behaald (beoogd Q1 2027), biedt de Verwerker het certificaat aan als vervangende bewijslevering.

13. Aansprakelijkheid & Toepasselijk Recht

De aansprakelijkheid uit hoofde van deze DPA is onderworpen aan de beperkingen zoals uiteengezet in de YARDtwin Servicevoorwaarden. Deze DPA wordt beheerst door het recht van Ierland en de EU Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Eventuele geschillen zijn onderworpen aan de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Ierland.

14. Contact

Voor vragen over deze DPA, om een beoordelingsexemplaar op te vragen (een medeondertekende editie wordt verstrekt zodra de bedrijfsregistratie is voltooid), of om een van de bovenstaande rechten uit te oefenen, neem contact op met admin@yardtwin.com of de gegevensbeschermingscontactpersoon via dpo@yardtwin.com. Dit is een rolmailbox die wordt bewaakt door de persoon die verantwoordelijk is voor gegevensbescherming bij YARDtwin Ltd. YARDtwin heeft geen wettelijke Functionaris voor Gegevensbescherming aangewezen op grond van artikel 37 AVG, wat niet verplicht is voor de verwerkingen die het uitvoert (AVG-beleid 11.2); het contactadres wordt gepubliceerd in plaats van de naam van een individu.