Privacybeleid

Dienstverlening: Verwerken van afspraken, beheren van docks, volgen van trailers, genereren van analyses en leveren van alle platformfuncties waarop u zich heeft geabonneerd.

Smart Slots Aanbevelingen: Om boekingsaanbevelingen via Smart Slots te genereren, verwerken wij operationele gegevens, waaronder boekingstijden, vervoerdersidentiteit, docktoewijzingen, geconfigureerde pauzevensters en historische aankomstpatronen. Deze verwerking wordt uitsluitend uitgevoerd op uw tenant en wordt in Fase 1 niet gebruikt voor modeltraining over klanten heen. Persoonlijke chauffeurgegevens (naam, telefoon, foto) worden nooit als Smart Slots-invoer gebruikt — de engine gebruikt vervoerdersidentiteit, niet chauffeuridentiteit. Fase 2-hertraining (wanneer geïntroduceerd) is standaard per tenant; training over tenants heen vereist uitdrukkelijke opt-in via Siteconfiguratie en een afzonderlijk DPA-addendum. Zie de Smart Slots pagina voor meer informatie.

Accountbeheer: Gebruikersauthenticatie, op rollen gebaseerde toegangscontrole, abonnementsfacturering en tenantisolatie.

Beveiliging & Compliance: Bijhouden van audittrails voor GMP-compliance (21 CFR Part 11, EU Annex 11), fraudedetectie en beveiligingsbewaking.

Communicatie: Verzenden van maandelijkse nieuwsbrieven (met uitdrukkelijke opt-in toestemming), systeemmeldingen en service-updates.

Verbetering: Geaggregeerde, geanonimiseerde analyses om de platformprestaties en functies te verbeteren.

Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6(1)(b) AVG): Verwerking die noodzakelijk is om de YARDtwin-dienst te leveren zoals overeengekomen in uw abonnement.

Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f) AVG): Beveiligingsregistratie, fraudepreventie en platformverbetering, voor zover ons belang niet zwaarder weegt dan uw rechten.

Toestemming (Art. 6(1)(a) AVG): Nieuwsbriefabonnementen en marketingcommunicatie, die u op elk moment kunt intrekken.

Wettelijke verplichting (Art. 6(1)(c) AVG): Bewaring van auditgegevens om te voldoen aan farmaceutische regelgevingsvereisten (GMP/GDP).

Accountgegevens: Bewaard gedurende de looptijd van het abonnement en verwijderd binnen 30 dagen na beëindiging. Bij een verwijderingsverzoek op grond van art. 17 wordt het account gepseudonimiseerd zodat auditverwijzingen intact blijven.

Operationele gegevens: Bewaard gedurende de looptijd van uw abonnement. Op verzoek aan u geëxporteerd vóór verwijdering. Bij beëindiging van het abonnement bewaard of geretourneerd conform de verwerkersovereenkomst van de klant.

Chauffeurfoto's (rijbewijsfoto's, gezichtsafbeeldingen): Foto's van rijbewijzen en gezichten worden automatisch verwijderd na de termijn die voor de locatie is ingesteld: 2–14 dagen, standaard 14 dagen.

Algemene persoonlijk identificeerbare informatie van chauffeurs (naam, telefoon, e-mail, rijbewijsnummer): Naam, telefoon, e-mail en rijbewijsgegevens van een afgesloten boeking worden na 365 dagen geanonimiseerd (de boekingsregistratie blijft bewaard); het toegangslogboek van chauffeurs bewaart identificatievelden 90 dagen. Beide gelden zodra de klant het bewaartermijnschema activeert.

Auditgegevens: GMP-relevante auditregistraties worden bewaard gedurende ten minste 7 jaar na de gebeurtenis zolang de serviceovereenkomst loopt, ter naleving van farmaceutische regelgevingsvereisten (GMP / 21 CFR Part 11); overige auditregistraties gedurende 365 dagen. Gepseudonimiseerd — niet verwijderd — bij verwijdering op verzoek van de betrokkene (Art. 17(3)(b) uitzondering op grond van wettelijke verplichting). Aan het einde van het contract ontvangt de klant een volledige export van zijn audittrail ter bewaring voor zijn eigen bewaartermijn (tenzij hij dit schriftelijk afwijst of na redelijke pogingen niet bereikbaar is), waarna YARDtwin deze verwijdert; YARDtwin bewaart deze uitsluitend langer op schriftelijke instructie van de klant, met uitzondering van back-ups totdat deze verlopen en zijn eigen vastlegging van de overdracht.

Nieuwsbriefgegevens: Bewaard totdat u zich afmeldt. Daarna wordt het adres bewaard, gemarkeerd als afgemeld, uitsluitend om de afmelding te respecteren; automatische verwijdering na 30 dagen is gepland.

Sessiegegevens: Toegangstokens verlopen na 1 uur. Een vernieuwingstoken verloopt na 7 dagen (een aanmeldsessie duurt maximaal 30 dagen) en wordt ingetrokken bij uitloggen; automatische verwijdering van verlopen tokenrecords is gepland.

In-app assistent: Assistentprompts bevatten wat de gebruiker typt plus operationele context van hun locatie (bijvoorbeeld kentekens); ze worden niet gebruikt voor modeltraining.

Gebruik als klantreferentie: Wij noemen u of tonen uw logo als klant uitsluitend met uw voorafgaande schriftelijke toestemming — zie de Servicevoorwaarden §6a.

Uw organisatie: Tenantbeheerders kunnen gebruikersactiviteit binnen hun eigen organisatie inzien als onderdeel van de normale platformfunctionaliteit.

Wettelijke vereisten: Wij kunnen gegevens openbaar maken indien vereist door de wet, een gerechtelijk bevel, of ter bescherming van onze wettelijke rechten.