Acord de prelucrare a datelor

1. Părți

Prezentul Acord de Prelucrare a Datelor ("DPA") este încheiat între Client ("Operatorul de Date") și YARDtwin Ltd, înregistrată în Irlanda ("Persoana Împuternicită"), denumite colectiv "Părțile". Prezentul DPA face parte integrantă din, și este supus, YARDtwin Termeni și Condiții.

2. Domeniu de aplicare și scop

Persoana Împuternicită prelucrează date cu caracter personal în numele Operatorului exclusiv în scopul furnizării platformei de management de curte YARDtwin: programarea rampelor, operațiuni de poartă, vizualizare digitală a curții, managementul transportatorilor și șoferilor, jurnal de audit conceput pentru medii GMP, analiză și integrări. Prelucrarea se efectuează pe durata abonamentului Operatorului și a oricărei perioade de retenție impuse de Secțiunea 11.

3. Categorii de persoane vizate

• Angajații și administratorii Operatorului (utilizatori nominali ai platformei)
• Șoferi și personal logistic înregistrați la porțile Operatorului
• Reprezentanți ai transportatorilor și contacte de dispecerat
• Personal de securitate la poartă și operatori de depozit

4. Tipuri de date cu caracter personal

• Date de identitate: nume, adrese de e-mail, numere de telefon, funcție/titlu profesional, denumirea și adresa companiei
• Date de autentificare: parole hash-uite cu bcrypt (12 runde), token-uri de acces și reîmprospătare JWT, marcaje temporale ale sesiunilor, adrese IP, identificatori SSO (Google, Microsoft)
• Date operaționale: programări, alocări de docuri, mișcări de remorci, înregistrări de inspecție, documente, atribuiri de sarcini, înmatriculări de vehicule
• Date șofer: numere de permis și imagini ale permiselor. Personalul de la poartă poate face o fotografie a feței șoferului ca dovadă la poartă. Acolo unde un site activează compararea feței prin AI, furnizorul nostru de AI (Anthropic) compară acea fotografie unu-la-unu cu fotografia din permis sau cu fotografia stocată a șoferului pentru a ajuta personalul să confirme identitatea șoferului. Rezultatul este un sfat: personalul de la poartă decide și poate admite un șofer pe care compararea nu l-a confirmat, oferind un motiv. Fiecare comparare este înregistrată pe serverele noastre împreună cu rezultatul său. Acolo unde compararea feței este dezactivată (implicit), nicio fotografie a feței nu este trimisă furnizorului de AI, iar personalul compară șoferul cu fotografia din permis ei înșiși; imaginile permiselor sunt citite în continuare de AI acolo unde citirea AI este activată. YARDtwin nu stochează niciun șablon facial și nu efectuează identificare unu-la-mai-mulți.
• Date de audit: acțiuni ale utilizatorilor, marcaje temporale, adrese IP, șiruri user-agent, diferențe valori vechi/noi, înregistrări marcate GMP

5. Obligațiile Persoanei Împuternicite

• Prelucrează datele cu caracter personal numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Operatorului (interfața UI a platformei și API constituie instrucțiuni documentate)
• Se asigură că persoanele autorizate să prelucreze date sunt legate prin acorduri de confidențialitate
• Implementează măsuri tehnice și organizatorice de securitate adecvate (Art. 32) — a se vedea Secțiunea 7 de mai jos
• Să angajeze numai sub-procesatorii enumerați în Secțiunea 6, pentru care Operatorul acordă autorizare generală scrisă; să ofere un preaviz de cel puțin 30 de zile pentru orice sub-procesator nou, față de care Operatorul poate formula obiecții (Secțiunea 6)
• Asistă Operatorul în gestionarea cererilor persoanelor vizate (Art. 15–22) prin intermediul endpoint-urilor DSAR descrise în Secțiunea 9
• Să notifice Operatorul fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în termen de 48 de ore de la conștientizarea unei încălcări a datelor cu caracter personal; să transmită o notificare inițială în termen de 24 de ore de la orice incident de securitate confirmat care afectează datele Operatorului (Secțiunea 8)
• Șterge sau returnează toate datele cu caracter personal la încetarea serviciilor (Secțiunea 11)
• Pune la dispoziție toate informațiile necesare pentru a demonstra conformitatea și a sprijini auditurile (Secțiunea 12)

6. Sub-procesatori

Persoana Împuternicită angajează în prezent următorii sub-procesatori, fiecare acționând în baza unui Acord de Prelucrare a Datelor și (după caz) a Clauzelor Contractuale Standard 2021:

Operatorul acordă autorizare generală scrisă pentru sub-procesatorii enumerați mai sus. Persoana Împuternicită va oferi un preaviz de cel puțin 30 de zile pentru orice sub-procesator nou; Operatorul poate formula obiecții pe motive întemeiate și, dacă obiecția nu poate fi soluționată, poate rezilia serviciul afectat fără penalități.

Servicii exclusiv pentru website (fără date operaționale ale clienților)

Acestea funcționează doar pe site-ul web public. Nu primesc date operaționale ale clienților și nu sunt sub-procesatori ai acestora; cele care setează cookie-uri se încarcă doar cu consimțământ.

7. Măsuri de securitate (Art. 32)

• Criptare în tranzit: TLS 1.2+ pe fiecare endpoint; certificate gestionate de Microsoft Azure (DigiCert)
• Criptare în repaus: Criptare transparentă a datelor Azure Postgres Flexible Server; criptare Azure Blob Storage
• Imagini ale permiselor de conducere și semnături: Imaginile permiselor de conducere și semnăturile sunt criptate în repaus cu AES-256 de Azure Storage și Azure Database for PostgreSQL (chei gestionate de Microsoft), iar accesul la acestea este limitat în funcție de rol și organizație
• Hashing parole: bcrypt, 12 runde
• Autentificare: Jetoane de acces JWT (expirare după 1 oră) și jetoane de reîmprospătare (expirare după 7 zile, rotite la utilizare, niciodată valabile mai mult de 30 de zile de la autentificare). Autentificare unică (SAML 2.0, Google, Microsoft); MFA cu parolă unică bazată pe timp, obligatorie pentru administratorii platformei și disponibilă tuturor utilizatorilor
• Izolare chiriași: aplicat server-side prin izolarea chiriașilor și testat automat înainte de fiecare versiune: verificarea cross-tenant a porții de lansare apelează API-ul ca o organizație cu ID-urile de înregistrare ale altei organizații, iar lansarea este blocată dacă vreuna dintre datele acelei organizații poate fi citită sau modificată
• Control acces bazat pe roluri: permisiuni bazate pe roluri pe rutele autentificate, cu izolarea chiriașilor aplicată server-side
• Firewall pentru aplicații web: Azure Front Door WAF în modul Prevenire (Prevention mode), cu reguli personalizate de limitare a ratei pe endpoint-urile de autentificare, înregistrare, resetare a parolei și solicitări ale persoanelor vizate, plus protecție DDoS L7 la nivel de platformă. Nu este atașat niciun set de reguli OWASP gestionat — acesta necesită nivelul Front Door Premium.
• Limitare rată: limite per rută, mai stricte pe endpoint-urile de autentificare; urmărire tentative în memorie și persistentă
• Pistă de audit: cu detectarea manipulării și doar cu adăugare (impuse la nivel de bază de date), înregistrările relevante GMP marcate separat și reținute cel puțin 7 ani pe durata acordului de servicii (la sfârșitul contractului, acestea sunt exportate către Operator, cu excepția cazului în care Operatorul refuză exportul în scris sau nu poate fi contactat după încercări rezonabile, și apoi șterse — Secțiunea 11), celelalte înregistrări timp de 365 de zile, pseudonimizate (neșterse) la exercitarea dreptului la ștergere conform Art. 17, în temeiul Art. 17(3)(b)
• Monitorizare continuă: Azure Application Insights; un test de disponibilitate a site-ului la fiecare 10 minute; o alertă de derivă de schemă (fereastră de 15 minute); o alertă când mai mult de 10 erori de server (HTTP 5xx) apar în 5 minute; și un worker de monitorizare a breșelor care verifică jurnalul de audit la fiecare 5 minute pentru vârfuri de autentificări eșuate (10 sau mai multe pentru un cont într-o oră), tentative de conectare pe un cont din 5 sau mai multe adrese IP în 24 de ore și autentificări reușite de la o adresă IP nevăzută pentru acel utilizator în ultimele 30 de zile
• Lanțul de aprovizionare software: Fiecare pull request trebuie să treacă npm audit (vulnerabilități ale dependențelor), Semgrep (analiză statică) și gitleaks (scanare secrete) înainte de a putea fi integrat, cu o scanare Trivy a imaginii de container ca verificare consultativă; aceste verificări rulează și la fiecare push pe master și nocturn, împreună cu o scanare de referință OWASP ZAP consultativă (testare dinamică) a site-ului de producție. Secrete: Azure Key Vault accesat prin identitate gestionată App Service; niciun secret în cod, fișiere env sau imagini de container

8. Notificarea încălcării securității datelor cu caracter personal

Persoana Împuternicită va notifica Operatorul fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în termen de 48 de ore de la conștientizarea unei încălcări a securității datelor cu caracter personal care afectează datele Operatorului, și va transmite o notificare inițială în termen de 24 de ore de la orice incident de securitate confirmat care afectează datele Operatorului. Notificarea va include natura încălcării, categoriile și numărul aproximativ al persoanelor vizate afectate, consecințele probabile, măsurile luate sau propuse și referința din registrul de încălcări. Anomaliile detectate sunt direcționate către Azure Monitor Action Group yardtwin-breach-actions; incidentele confirmate sunt urmărite în tabelul registrului de breșe cu un termen de numărătoare inversă DPC de 72 de ore.

9. Drepturile Persoanelor Vizate

Persoana Împuternicită pune la dispoziția Operatorului următoarele puncte de acces pentru îndeplinirea drepturilor persoanelor vizate în termenul de 30 de zile prevăzut de Art. 12(3):

• POST /api/v1/dsar/export/by-email — export lizibil automat acoperind Art. 15 (acces) și Art. 20 (portabilitate)
• POST /api/v1/dsar/erase/by-email — ștergere la o cerere verificată: conturile de utilizator proprii ale persoanei din conturile de client selectate sunt anonimizate, iar sesiunile, tokenurile, notificările, invitațiile în așteptare, înregistrările de newsletter și de înscriere și avatarul propriu ale acesteia sunt șterse; înregistrările operaționale deținute de Operator (rezervări, înregistrări de poartă și de vizită, lista șoferilor, contacte) sunt enumerate pentru ca Operatorul să poată acționa; pista de audit păstrează o referință anonimizată la autor pentru integritatea GMP (art. 17 alin. (3) lit. (b))
• Portal de solicitare self-service la /data-request

10. Transferuri Internaționale

Datele operaționale sunt stocate în Spațiul Economic European (Microsoft Azure, Sweden Central și Norway East). Clauzele Contractuale Standard (2021) se aplică fiecărui transfer către un sub-procesator din afara SEE; acolo unde un destinatar este certificat în cadrul Cadrului de Confidențialitate a Datelor UE-SUA, acesta este de asemenea invocat. Evaluările impactului transferurilor sunt în curs de finalizare (termen țintă: noiembrie 2026).

11. Durată, Reziliere și Returnarea Datelor

Acest DPA rămâne în vigoare pe durata acordului de servicii. La reziliere:

• Operatorul poate exporta toate datele sale în termen de 30 de zile prin funcțiile de export din produs sau la cerere
• După 30 de zile, Persoana Împuternicită va șterge toate datele cu caracter personal operaționale ale Operatorului
• Pe durata acordului de servicii, jurnalele audit sunt reținute în stare pseudonimizată: înregistrările relevante pentru GMP timp de cel puțin 7 ani de la eveniment, pentru a respecta cerințele de retenție a înregistrărilor GMP (21 CFR Part 11 / EU GMP Annex 11; derogarea privind obligația legală conform Art. 17(3)(b)), celelalte înregistrări din jurnalul audit timp de 365 de zile. La sfârșitul contractului, înainte de ștergerea datelor Operatorului, Operatorul primește un export complet al jurnalului său audit, însoțit de o chitanță de verificare, pentru a-l păstra pe perioada proprie de retenție a înregistrărilor, cu excepția cazului în care refuză exportul în scris sau nu poate fi contactat după încercări rezonabile; Persoana Împuternicită șterge apoi jurnalul audit odată cu restul datelor Operatorului. Cu excepția copiilor de rezervă descrise mai jos, care expiră conform propriului calendar, și a propriei evidențe a Persoanei Împuternicite privind predarea (chitanța, hashurile și contorizările exportului, precum și identitatea persoanei care l-a efectuat și l-a recepționat), jurnalul audit este păstrat mai mult timp numai dacă Operatorul instruiește Persoana Împuternicită în scris, în baza unui acord separat.
• Datele operaționale sunt șterse în termen de 30 de zile după încheierea contractului. Copiile de rezervă point-in-time ale bazei de date expiră în 7 zile. Copiile de rezervă arhivate lunar, criptate, sunt păstrate până la 7 ani exclusiv pentru recuperarea în caz de dezastru; nu sunt restaurate decât pentru recuperarea serviciului, datele din acestea sunt scoase din uz și expiră odată cu copia de rezervă.
• O copie de rezervă completă a bazei de date este efectuată în fiecare noapte și păstrată timp de 35 de zile în spațiu de stocare criptat separat în SEE (Sweden Central, cu replicare geo în Sweden South); datele șterse din serviciul live rămân în acele copii de rezervă, fără a fi utilizate, până la expirarea acestora.

12. Drepturi de Audit

Persoana Împuternicită va pune la dispoziția Operatorului toate informațiile necesare pentru a demonstra conformitatea cu Art. 28 GDPR. Clienții pot solicita: registrul curent al sub-procesatorilor, cel mai recent raport de testare a regresiei izolării locatarilor, rezumatul testului extern de penetrare odată ce un test a fost efectuat (a se vedea Politica GDPR 11.1) și răspunsuri la un chestionar de securitate al furnizorului. Audituri rezonabile la fața locului sau de la distanță pot fi organizate cu un preaviz de cel puțin 30 de zile, efectuate de Operator sau de o terță parte independentă obligată prin confidențialitate. Persoana Împuternicită nu deține în prezent certificarea ISO 27001 sau SOC 2; odată obținută certificarea ISO 27001 (vizată pentru T1 2027), Persoana Împuternicită va oferi certificatul ca dovadă substitutivă.

13. Răspundere și Drept Aplicabil

Răspunderea în temeiul acestui DPA este supusă limitărilor prevăzute în YARDtwin Termeni și Condiții. Acest DPA este guvernat de legislația Irlandei și de Regulamentul General al Uniunii Europene privind Protecția Datelor (GDPR). Orice litigii sunt supuse jurisdicției exclusive a instanțelor din Irlanda.

14. Contact

Pentru întrebări despre acest DPA, pentru a solicita o copie de revizuire (o ediție contrasemnată este emisă după finalizarea înregistrării companiei) sau pentru a exercita oricare dintre drepturile menționate mai sus, contactați admin@yardtwin.com sau contactul pentru protecția datelor la dpo@yardtwin.com. Aceasta este o cutie poștală de rol monitorizată de persoana responsabilă cu protecția datelor la YARDtwin Ltd. YARDtwin nu a desemnat un Responsabil cu Protecția Datelor statutar în temeiul Articolului 37 GDPR, ceea ce nu este obligatoriu pentru activitățile sale de prelucrare (Politica GDPR 11.2); adresa de contact este publicată în locul numelui unei persoane fizice.