Politica GDPR

Ultima actualizare: 17 octombrie 2026 · v3.4 · Modificări în v3.4: secțiunile 4.3 și 5 — la sfârșitul contractului clientul primește un export complet al jurnalului său audit înainte de ștergerea acestuia, cu excepția cazului în care refuză exportul în scris sau nu poate fi contactat după încercări rezonabile; YARDtwin păstrează ulterior înregistrările din jurnalul audit numai pe baza instrucțiunii scrise a clientului, cu excepția copiilor de rezervă până la expirarea acestora și a propriei evidențe a predării.

Reglementări aplicabile: Regulamentul General al UE privind Protecția Datelor (2016/679), Legea irlandeză privind Protecția Datelor 2018

1. Angajamentul Nostru

YARDtwin Ltd se angajează la respectarea deplină a Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR). În calitate atât de operator de date (pentru propriile date ale clienților), cât și de persoană împuternicită (gestionând date operaționale în numele clienților noștri), implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal în fiecare etapă.

2. Roluri și Responsabilități

YARDtwin în calitate de Operator de Date: Determinăm scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal pentru gestionarea conturilor, facturare, abonamente la newsletter și măsurarea marketingului pe site-ul nostru public (un LinkedIn Insight Tag care se încarcă doar cu consimțământul pentru cookie-uri de marketing). Nu utilizăm în prezent cookie-uri de analiză.

YARDtwin în calitate de Persoană Împuternicită: Când clienții noștri introduc date operaționale (programări, detalii transportatori, nume șoferi, înregistrări de inspecție) în platformă, YARDtwin acționează ca persoană împuternicită în numele acestora. Fiecare client (chiriaș) este operatorul de date pentru datele sale operaționale.

Responsabilitățile Clienților: Clienții sunt responsabili pentru a se asigura că dețin temeiuri legale pentru datele cu caracter personal introduse în YARDtwin (ex. nume șoferi, detalii de contact transportatori, înmatriculări vehicule). Clienții trebuie să informeze propriile persoane vizate cu privire la prelucrarea datelor prin YARDtwin.

3. Acordul de Prelucrare a Datelor (DPA)

Toți clienții pot consulta și accepta Acordul nostru de Prelucrare a Datelor prin intermediul self-service-ului pagina DPA. Clienții cu un plan plătit pot solicita Acordul de Prelucrare a Datelor pentru examinare de la dpo@yardtwin.com; ediția contrasemnată se emite după finalizarea înregistrării companiei.

4. Măsuri Tehnice (Art. 32 GDPR)

4.1 Criptare

Toate datele sunt criptate în tranzit (TLS 1.2+). Parolele sunt hashed cu bcrypt (12 runde). PostgreSQL Flexible Server utilizează criptare transparentă a datelor în repaus. Azure Blob Storage criptat în repaus. Imaginile permiselor de conducere și semnăturile sunt criptate în repaus cu AES-256 de Azure Storage și Azure Database for PostgreSQL (chei gestionate de Microsoft), iar accesul la acestea este limitat în funcție de rol și organizație. Tokenii JWT sunt semnați criptografic (HS256). Secretele sunt gestionate prin Azure Key Vault accesat de identitatea gestionată a App Service — niciun secret în cod, fișiere de mediu sau imagini de container.

4.2 Control Acces

Control al accesului bazat pe roluri (RBAC) pe rutele autentificate, cu delimitare per entitate aplicată pe server. Izolarea între entități este testată automat înainte de fiecare lansare: verificarea încrucișată din poarta de lansare apelează API-ul ca o organizație cu ID-urile de înregistrări ale altei organizații, iar lansarea este blocată dacă vreunul dintre datele acelei organizații poate fi citit sau modificat. Single sign-on (SAML 2.0, Google, Microsoft); MFA cu parolă unică bazată pe timp, obligatorie pentru administratorii platformei și disponibilă tuturor utilizatorilor.

4.3 Jurnale de Audit

Înregistrare completă în jurnalul audit a acțiunilor utilizatorilor: identitatea utilizatorului, marcajul temporal, adresa IP, verbul de acțiune, entitatea afectată, valorile vechi și noi. Acțiunile relevante pentru GMP sunt marcate separat (is_gmp_relevant=1). Cu detectarea manipulării și doar cu adăugare, aplicate la nivel de bază de date printr-un lanț de hashuri; înregistrările relevante pentru GMP sunt reținute timp de cel puțin 7 ani pe durata acordului de servicii, celelalte înregistrări din jurnalul audit timp de 365 de zile. Pseudonimizate, dar nu șterse la exercitarea dreptului de ștergere conform Art. 17 (derogarea privind obligația legală conform Art. 17(3)(b)). La sfârșitul contractului, clientul primește un export complet al jurnalului său audit înainte de ștergerea acestuia, cu excepția cazului în care refuză exportul în scris sau nu poate fi contactat după încercări rezonabile; YARDtwin îl păstrează mai mult timp numai pe baza instrucțiunii scrise a clientului, cu excepția copiilor de rezervă până la expirarea acestora și a propriei evidențe a predării.

4.4 Securitatea Infrastructurii

Găzduit pe Microsoft Azure (Sweden Central + Norway East, SEE). App Service containerizat, implementat prin Azure Container Registry cu slot de staging urmat de swap. Traficul ajunge la aplicație prin Azure Front Door cu un Web Application Firewall în modul Prevenire; baza de date acceptă conexiuni doar de la serviciile Azure și o listă de IP-uri administratori permise. Application Insights cu alertă de schimbare a schemei pentru erorile Postgres "column / relation does not exist" (fereastră de 15 minute). Sondă end-to-end /health/db-write verifică că aplicația poate scrie și citi din baza de date la fiecare implementare.

4.5 Minimizarea Datelor

Colectăm doar datele necesare pentru furnizarea serviciului. Câmpurile opționale ale șoferului (telefon, e-mail) pot fi lăsate necompletate acolo unde procesul clientului permite. Personalul de la poartă poate realiza o fotografie a feței șoferului ca dovadă la poartă. Acolo unde un site activează compararea feței prin inteligență artificială, furnizorul nostru de AI (Anthropic) compară acea fotografie unu-la-unu cu fotografia de pe permis sau fotografia stocată a șoferului, pentru a ajuta personalul să confirme identitatea acestuia. Rezultatul este orientativ: personalul de la poartă decide și poate permite accesul unui șofer pe care compararea nu l-a confirmat, indicând un motiv. Fiecare comparare este înregistrată pe serverele noastre împreună cu rezultatul său. Acolo unde compararea feței este dezactivată (setare implicită), nicio fotografie a feței nu este trimisă furnizorului de AI, iar personalul compară șoferul cu fotografia de pe permis în mod direct; imaginile permiselor sunt în continuare procesate de AI acolo unde citirea AI este activată. YARDtwin nu stochează șabloane faciale și nu efectuează identificare unu-la-mulți. Newsletter-ul colectează doar adresa de e-mail și, opțional, numele companiei.

4.6 Lanțul de Aprovizionare Software

Fiecare cerere de tip pull request trebuie să treacă npm audit (vulnerabilități de dependențe), Semgrep (analiză statică) și gitleaks (scanare secrete) înainte de a putea fi integrată, cu o scanare Trivy a imaginii de container ca verificare consultativă; aceste verificări rulează și la fiecare push pe master și nocturn, împreună cu o scanare OWASP ZAP de tip baseline (testare dinamică) consultativă a site-ului de producție. Alertele Dependabot raportează vulnerabilitățile nou divulgate în dependențele noastre.

5. Drepturile persoanelor vizate (Capitolul III GDPR)

Facilităm exercitarea tuturor drepturilor persoanelor vizate:

Dreptul de acces (Art. 15): Utilizatorii pot solicita o copie a tuturor datelor cu caracter personal pe care le deținem. Administratorii de tenant pot exporta datele organizației lor. Toate celelalte persoane vizate (șoferi, abonați la newsletter, potențiali clienți) pot trimite o solicitare prin intermediul Portal DSAR.

Dreptul la rectificare (Art. 16): Utilizatorii își pot actualiza datele de profil prin pagina Setări. Administratorii de tenant pot actualiza orice utilizator din organizația lor.

Dreptul la ștergere (Art. 17): Solicitările de ștergere a contului sunt procesate în termen de 30 de zile. Trimiteți solicitarea prin Portal DSAR. Îndeplinit intern prin POST /api/v1/dsar/erase/by-email care, la o cerere verificată, anonimizează conturile de utilizator proprii ale persoanei în conturile de client selectate și șterge sesiunile, token-urile, notificările, invitațiile în așteptare, înregistrările pentru newsletter și înregistrare, precum și avatarul propriu. Înregistrările operaționale deținute de client (rezervări, înregistrări de poartă și vizite, lista șoferilor, contacte) sunt înregistrările clientului în calitate de Operator și sunt enumerate pentru ca acesta să acționeze. Jurnalul audit păstrează o referință de actor anonimizată pentru integritatea GMP; datele de audit relevante GMP sunt reținute cel puțin 7 ani pe durata acordului de servicii, conform excepției de obligație legală Art. 17(3)(b), iar la sfârșitul contractului sunt exportate către client (cu excepția cazului în care acesta refuză în scris sau nu poate fi contactat după încercări rezonabile) și apoi șterse.

Dreptul la restricționarea prelucrării (Art. 18): Utilizatorii pot solicita restricționarea prelucrării. Vom marca datele și vom înceta prelucrarea, cu excepția stocării.

Dreptul la portabilitatea datelor (Art. 20): Datele pot fi exportate în formatele CSV și JSON. Datele privind programările, transportatorii și jurnalele de audit sunt toate exportabile.

Dreptul de opoziție (Art. 21): Utilizatorii se pot opune prelucrării bazate pe interese legitime. Dezabonarea de la newsletter este disponibilă printr-un link cu un singur clic în fiecare e-mail.

Dreptul privind deciziile automate (Art. 22): YARDtwin nu ia decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să afecteze semnificativ persoanele fizice.

6. Gestionarea consimțământului

Newsletter: Este necesar consimțământul explicit prin opt-in. Marca temporală a consimțământului și adresa IP sunt înregistrate. Link de dezabonare în fiecare comunicare. Consimțământul poate fi retras oricând, fără a afecta accesul la serviciu.

Termenii serviciului: Crearea contului constituie acceptarea Termenilor și Condițiilor de utilizare (bază contractuală). Utilizatorii sunt informați în timpul înregistrării cu privire la prelucrarea datelor.

Cookie-uri: La prima vizită este afișat un banner de consimțământ pentru cookie-uri, în conformitate cu Directiva ePrivacy. Utilizatorii pot alege doar cookie-urile esențiale sau toate cookie-urile. Preferințele sunt stocate local și pot fi modificate oricând.

7. Proceduri privind Încălcarea Securității Datelor (Art. 33-34)

Detectare Automată: Un serviciu de monitorizare a breșelor verifică jurnalul de audit la fiecare 5 minute și înregistrează primele trei anomalii de mai jos ca incidente potențiale; celelalte trei sunt alerte separate de monitorizare Azure:

≥10 autentificări eșuate pentru o adresă de e-mail într-o oră
≥5 adrese IP sursă distincte care vizează același e-mail în 24 de ore
Autentificare reușită de la o adresă IP sursă nevăzută anterior pentru acel utilizator în ultimele 30 de zile
Mai mult de 10 erori de server (HTTP 5xx) într-o fereastră de 5 minute
Erori Postgres "column / relation does not exist" (derivă schemă, App Insights)
Testul de disponibilitate al site-ului web (rulat la fiecare 10 minute) care eșuează sau răspunde lent

Registru de Încălcări: Fiecare anomalie detectată este înregistrată în breach_register tabel cu o mașină de stare (detectat → investigat → confirmat → notificat → închis), severitate, domeniu de aplicare, persoane vizate afectate, numărătoare inversă termen-limită DPC și istoric de audit. Vizibil în panoul "Breach Register" al SuperAdmin.

Rutare alerte: Evenimentele de detectare sunt direcționate către Azure Monitor Action Group yardtwin-breach-actions, care trimite e-mail la contactul fondatorului, admin@yardtwin.com. Evenimentele de schimbare a schemei utilizează grupul yardtwin-schema-drift-actions existent.

Evaluare: În termen de 24 de ore de la detectare, echipa tehnică triază incidentul în panoul registrului de breșe: domeniu de aplicare, persoane vizate afectate, severitate (criteriul Art. 33(1) "risc pentru drepturi și libertăți") și cauză principală.

Notificare către DPC (Art. 33): În termen de 72 de ore de la momentul în care s-a luat cunoștință de o breșă care prezintă un risc. Panoul registrului de breșe afișează un cronometru invers de 72 de ore, activ din momentul în care incidentul este marcat confirmat.

Notificare către persoanele vizate (Art. 34): Fără întârzieri nejustificate, dacă breșa prezintă un risc ridicat pentru drepturile și libertățile acestora.

Notificare către Clienți: Administratorii tenant-ului afectat sunt notificați fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în termen de 48 de ore de la momentul în care am luat cunoștință de o încălcare a datelor cu caracter personal ce afectează datele tenant-ului respectiv; o notificare inițială este transmisă în termen de 24 de ore de la orice incident de securitate confirmat care afectează acele date.

Documentație: Fiecare înregistrare din registrul de breșe este păstrată, fără ștergere automată, indiferent dacă a fost necesară notificarea externă.

8. Sub-procesatori

Sub-Procesator	Scop	Locație	Garanții
Microsoft Azure	Găzduire, bază de date și stocare fișiere	SEE — Sweden Central și Norway East (copie geo-redundantă a fișierelor încărcate în Norway West)	Microsoft Products and Services DPA; datele rămân în SEE
Anthropic	Citire AI a permiselor de conducere și documentelor (activată implicit; un administrator de site o poate dezactiva), compararea individuală a fotografiei șoferului de la poartă cu permisul sau fotografia stocată a șoferului (dezactivată implicit; un administrator de site o poate activa sau dezactiva) și asistentul din aplicație	SUA	Clauze Contractuale Standard și o evaluare a impactului transferului (necertificat în cadrul EU-US Data Privacy Framework); datele API nu sunt utilizate pentru antrenarea modelului și sunt șterse în 30 de zile conform termenilor comerciali standard Anthropic
Resend	E-mail tranzacțional	SUA	Clauze Contractuale Standard (recertificarea sa în cadrul EU-US Data Privacy Framework este în curs de revizuire)
Stripe	Date de contact pentru facturare și plată (YARDtwin nu stochează numere de card)	UE / SUA	Clauze contractuale standard; PCI DSS Nivel 1
Twilio	Notificări SMS și WhatsApp (doar dacă clientul le activează)	SUA	Clauze contractuale standard
Google și Microsoft	Date de identitate pentru autentificare (doar dacă clientul utilizează aceste opțiuni de autentificare)	UE / SUA	Clauze contractuale standard / Cadrul de confidențialitate a datelor UE-SUA
ElevenLabs	Text-to-speech opțional: redă vocal răspunsurile asistentului în aplicație, care pot conține detalii operaționale precum numerele de înmatriculare, și vocea de pe paginile publice	SUA	EU-US Data Privacy Framework + Clauze Contractuale Standard

Clienții acordă autorizație generală scrisă pentru sub-procesatorii enumerați mai sus. Acordăm un preaviz de cel puțin 30 de zile pentru orice nou sub-procesator; un client poate obiecta pe motive întemeiate și, dacă obiecția nu poate fi soluționată, poate rezilia serviciul afectat fără penalități.

Servicii exclusiv pentru website (fără date operaționale ale clienților)

Acestea funcționează doar pe site-ul web public. Nu primesc date operaționale ale clienților și nu sunt sub-procesatori ai acestora; cele care setează cookie-uri se încarcă doar cu consimțământ.

Furnizor	Scop	Locație	Garanție pentru transfer
LinkedIn Insight Tag	Măsurare marketing pe paginile publice — se încarcă doar după consimțământul pentru cookie-uri de marketing, niciodată în interiorul aplicației sau pentru utilizatorii autentificați	UE / SUA	Consimțământ; LinkedIn DPA cu clauze contractuale standard

9. Evaluarea Impactului asupra Protecției Datelor (DPIA)

Clienții, în calitate de operatori de date, decid dacă prelucrarea lor în YARDtwin necesită un DPIA. Un pachet de date pentru DPIA este disponibil clienților pentru propriul lor DPIA. YARDtwin prelucrează în principal date operaționale de afaceri (programări la docuri, nume de transportatori, numere de înmatriculare) mai degrabă decât date personale sensibile.

10. Protecția Datelor prin Proiectare și Implicit (Art. 25)

Prin Proiectare: Arhitectură multi-tenant cu izolare obligatorie a tenant-urilor. RBAC integrat în fiecare endpoint API. Parolele nu sunt stocate niciodată în text clar. Colectare minimă de date în fiecare etapă.

Implicit: Conturile noi au permisiuni minime. Câmpurile opționale sunt cu adevărat opționale. Newsletter-ul necesită consimțământ activ. Vizibilitatea datelor este restricționată în funcție de rol.

11. Starea Conformității și Îmbunătățire Continuă

Rezolvate (începând cu mai 2026)

✓ Migrare la PostgreSQL Flexible Server (gestionat de Azure, criptare transparentă a datelor în repaus, recuperare point-in-time pe 7 zile)
✓ Migrare la Microsoft Azure (Sweden Central + Norway East, SEE) cu App Service + ACR + Key Vault
✓ Gestionarea secretelor prin Azure Key Vault (fără secrete în .env sau imagini de container; acces prin managed-identity)
✓ Export automat DSAR (POST /api/v1/dsar/export/by-email — Art. 15 / 20)
✓ Ștergere automată DSAR (POST /api/v1/dsar/erase/by-email — Art. 17 cu conformitate retenție audit)
✓ Banner cookie v2 cu patru categorii (esențiale / funcționale / analitics / marketing) și Respinge / Personalizează / Acceptă-toate
✓ Audit izolare cross-tenant verificare încrucișată automată între entități în poarta de lansare, înainte de fiecare lansare: apelează API-ul ca o organizație cu ID-urile de înregistrări ale altei organizații, iar lansarea este blocată dacă vreunul dintre datele acelei organizații poate fi citit sau modificat
✓ Pipeline de securitate CI/CD: npm audit + Trivy + Semgrep + gitleaks + ZAP DAST
✓ Alertare la deriva schemei pe Application Insights (fereastră de 15 minute)
✓ Sondă /health/db-write de la capăt la capăt verificând baza de date inscriptibilă la fiecare implementare
✓ Grupul de acțiuni pentru deriva schemei App Insights trimite e-mail la contactul fondatorului, admin@yardtwin.com, pentru erorile Postgres "column / relation does not exist"
✓ Imaginile permiselor de conducere și semnăturile (signature_data) protejate prin criptare AES-256 în repaus în Azure Storage și Azure Database for PostgreSQL (chei gestionate de Microsoft), cu acces limitat în funcție de rol și organizație
✓ Ștergere automată a datelor conform politicii de retenție (configurabil per site; worker pii-cleanup)
✓ Perioadă de probă de 30 de zile armonizată peste tot (înregistrare, site marketing, termeni, e-mailuri)
✓ Test de regresie end-to-end pentru 5.000 de camioane acoperind fiecare endpoint Site Admin cu aserțiuni de fidelitate a vizualizării curții la fiecare tranziție (53.650/53.651 = 100%)
✓ Inventarul datelor și Registrul Activităților de Prelucrare (Art. 30) publicat
✓ Registrul sub-procesatorilor menținut și revizuit anual
✓ Confidențialitate prin design și implicit documentat (Art. 25)
✓ Web Application Firewall (Azure Front Door WAF, Prevention mode) care protejează yardtwin.com cu reguli personalizate de limitare a ratei pe endpoint-urile de autentificare și de recuperare a contului, plus atenuare DDoS L7 la nivel de platformă. Nu este atașat niciun set de reguli OWASP gestionat; acesta necesită nivelul Front Door Premium
✓ Detectare automată a breșelor de securitate — serviciu de monitorizare a breșelor (creșteri ale autentificărilor eșuate, tentative de autentificare pe un cont din multe adrese IP, autentificări reușite de la o adresă IP nevăzută pentru acel utilizator în 30 de zile), alertă de creștere 5xx, alertă de derivă a schemei și test de disponibilitate al site-ului web
✓ Registrul breșelor de securitate tabel persistent cu mașină de stare completă și numărătoare inversă a termenului DPC, vizibil în panoul SuperAdmin
✓ Grup de acțiune yardtwin-breach-actions trimite e-mail la contactul fondatorului, admin@yardtwin.com, la fiecare detecție

Îmbunătățiri rămase

11.1 Primul test de penetrare externă CREST

Nu a fost efectuat încă niciun test de penetrare de către terți; un test independent este planificat înainte de primul go-live enterprise. Un audit intern de tip white-box al codului a fost finalizat în octombrie 2026 și toate constatările Critice au fost remediate. Prioritate: Ridicată. Termen: înainte de primul go-live enterprise.

11.2 Responsabil cu Protecția Datelor

YARDtwin Ltd nu a desemnat un Responsabil cu Protecția Datelor statutar: niciuna dintre condițiile prevăzute la Articolul 37 alineatul (1) (autoritate publică; activități principale care necesită monitorizarea pe scară largă, regulată și sistematică a persoanelor; activități principale constând în prelucrarea pe scară largă a categoriilor speciale de date) nu se aplică activităților sale de prelucrare. Responsabilitatea pentru protecția datelor revine unei persoane nominalizate în cadrul YARDtwin Ltd, accesibilă prin cutia poștală de rol dpo@yardtwin.com, publicată în această politică, politica de confidențialitate, DPA și Centrul de Încredere. Publicăm adresa de contact în locul numelui persoanei fizice. O desemnare formală, cu notificarea Comisiei pentru Protecția Datelor, va fi efectuată dacă un contract cu un client sau o modificare a activităților de prelucrare o impune. Statut: decis la 26 septembrie 2026. Revizuit la fiecare analiză de management ISMS.

11.3 Certificare ISO 27001

Program de certificare în desfășurare; auditul de certificare planificat pentru T1 2027; certificat vizat pentru T1 2027. Prioritate: Medie. Termen: T1 2027.

11.4 SOC 2 Tip II

Necertificat. Disponibil la cerere după obținerea certificării ISO 27001. Prioritate: Scăzută. Termen: la cererea clientului, după ISO 27001.

11.5 Geo-redundanță și disponibilitate ridicată a bazei de date

Fișierele încărcate sunt geo-redundante (Norway East → Norway West) începând din octombrie 2026; disponibilitatea ridicată a bazei de date este planificată înainte de primul go-live enterprise. Până atunci, o întrerupere a bazei de date este remediată prin restaurare la un moment dat (fereastră de 7 zile). Prioritate: Medie. Țintă: înainte de primul go-live enterprise.

11.6 Evaluări de impact ale transferurilor

Clauzele contractuale standard sunt în vigoare pentru fiecare transfer în afara SEE; evaluările de impact ale transferurilor sunt în curs de finalizare (țintă: noiembrie 2026). Prioritate: Medie. Țintă: noiembrie 2026.

11.7 Program Bug Bounty

Un program privat de bug bounty (HackerOne / Intigriti) este planificat după al doilea test extern de penetrare fără constatări, asigurând acoperire externă continuă între testele anuale. Prioritate: Scăzută. Țintă: 2027.

12. Contact și Protecția Datelor

Contact pentru protecția datelor: dpo@yardtwin.com — o cutie poștală de rol monitorizată de persoana responsabilă cu protecția datelor la YARDtwin Ltd (a se vedea 11.2). Publicăm adresa de contact în locul numelui unei persoane fizice.

Întrebări generale: admin@yardtwin.com

Solicitări ale Persoanelor Vizate: Trimiteți prin Portalul nostru DSAR

Acord de Prelucrare a Datelor: Consultați și acceptați la /dpa

Autoritate de Supraveghere: Comisia pentru Protecția Datelor (DPC), Irlanda · www.dataprotection.ie · +353 (0)761 104 800